「ビジネスフォンの設定は自社でできるの？」と気になる方が多いのではないでしょうか。社内で実施できる設定ならコストを抑えて、業務の合間などに行えます。
しかし、ビジネスフォンの設定方法は複雑なものが多く、国家資格が必要な場合もあるため、安易に行うのはおすすめできません。設定の規模によって費用が高くなるなどのデメリットはありますが、専門業者に依頼するのが無難です。
この記事では、ビジネスフォンに必要な設定について解説します。さらに、設定のタイミングや複雑な設定が必要ないビジネスフォンを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
ビジネスフォンに必要な設定は4つ
ビジネスフォンを利用するには、4つの設定が必要です。内部ユニットや外部ユニット、単独電話機ユニットなど、どれも専門的な知識が必要で、簡単に設定することはできません。
そのため、知識がない状態で設定したり、変更したりするのは避けた方が良いでしょう。まずは各設定にどんな役割があるのか解説します。
内線ユニットの設定
ビジネスフォンを利用するには、まず内線ユニットの設定が必要です。内線ユニットには、オフィスでの内線番号を取り次ぐ機能があります。一般的には用いられる内線ユニットは「8内線」と「16内線」の2種類。
ユニットごとに制御できる数が決まっており、規定数以上設定してしまうと動作しなくなるので注意が必要です。
外線ユニットの設定
内線ユニットが設定できたら、続いては外線ユニットを設定します。オフィス外に電話するためには、外線ユニットの設定が必要不可欠。外線ユニットには、以下3種類があります。
・アナログユニット
・ISDNユニット
・ひかり電話ユニット
電話回線によって対応するユニットが決まっています。設定する際には電話回線を確認し、指定の外線ユニットに間違いないことをチェックしておくことが大切です。
単独電話機ユニットの設定
外線ユニット設定の次は、単独電話機ユニットの設定です。単独電話機ユニットの設定が完了すると、FAXや家庭用電話機と接続できるようになります。
オフィス受付に電話機を設置し、訪問した来客に利用してもらうなどの使い方が可能です。単独電話機ユニットの設置は必須ではないため、使い方や電話機の台数など、必要に応じて設置しましょう。
拡張ユニットの設定
最後に拡張ユニットを設定します。電話機とスピーカーやインターホン、電気錠などの周辺機器を接続するには、拡張ユニットを設定しなければなりません。
拡張ユニットを設定すると、ビジネスフォンを使ってさまざまな機能を制御できるため、業務効率の改善にもつながります。将来性もふまえて、ビジネスフォンでさまざまな機能を制御する予定があるなら、拡張ユニットを設定しておきましょう。
ビジネスフォンの設定はいつ行う？
ビジネスフォン導入時は初期設定を行いますが、そのほかにも、増設や取り替え、配置変更により設定を変更する場合があります。初期設定を行えば、基本的に変更する必要はありません。
ただし、事務所の移転やオフィス内の配置換え、主電源の故障などで取り替える場合があります。ここでは、実際にビジネスフォンの設定を行うべきタイミングを確認してきましょう。
ビジネスフォンを設置するとき
オフィスに始めてビジネスフォンを導入する際には、初期設定を行います。配線工事や主装置の導入、ユニット設定といった大規模な設定が必要です。
接続する電話機の台数が多いほど設置工事に時間がかかり、1日で完了しないケースも珍しくありません。メーカーによって設置時間に差があるので、事前に工事担当者に確認しておきましょう。
ビジネスフォンを増設・取り替えするとき
ビジネスフォンの台数を増やすときや取り替えを行う際には、設定変更が必要になります。増やしたい台数に主装置が対応していなければ、主装置から交換しなければならず、初期設定のような大規模工事を行わなければなりません。
増設する電話機の台数によって作業時間が異なるので、気になる方は事前に確認しておくと安心です。
オフィスの配置を変更するとき
オフィス内のレイアウト変更に伴い電話機の設置箇所を変更する場合にも、ビジネスフォンの設定が必要になります。配置変更だけであれば比較的短時間で終了しますが、大規模な取り替え工事が必要になれば、かなりの時間がかかります。
とくに主装置の老朽化や劣化による接続障害が発生していれば、主装置を取り替えなければなりません。取り替えになると時間やコストが大幅にかかることを理解しておきましょう。
ビジネスフォンは自社で設定できる？
ビジネスフォンを設定するには、国家資格「工事担任者」の資格が必要です。資格を持たずに工事すると、通信を妨害してしまい、通信障害を発生させる恐れがあります。
通信障害を発生させると、2年以下の懲役または50万円以下の罰金に処せられる場合があるため、資格なしで安易に工事するのは危険です。
そのため、資格を持つ従業員がいなければ、自社で設定するは難しいでしょう。こういったビジネスフォンの設定は、専門家に依頼するのが一般的です。
複雑な設定不要のビジネスフォンを選ぶなら「クラウドPBX」
「クラウドPBX」なら複雑な設定不要で簡単に導入できます。一般的なビジネスフォンの設定は国家資格が必要なので、専門業者に依頼しなければなりません。そのたびにお金がかかるので、長期的にランニングコストが大きな負担になることも。
「クラウドPBX」は業者に依頼することなく自分で設定でき、特別な資格はもちろん、複雑な設定は必要ありません。インターネット回線を経由して通話するため、配線工事や主装置の設置は不要。導入にかかる時間とコストを大幅に抑えられるのがメリットです。
おすすめのクラウドPBXは「トビラフォンCloud」
クラウドPBXにもいくつか種類があり、自社に合わせて選ぶのは簡単ではありません。安易に選ぶと導入してから使いづらさを感じてしまいます。どのサービスを利用するかお困りの方には「トビラフォンCloud」がおすすめです。
内線電話や外線電話、国際電話、通話録音や保留転送など基本機能に加えて、電話業務の改善に役立つ機能を幅広く搭載しており、明確な料金設定となっています。以下では「トビラフォンCloud」の特徴をさらに詳しく解説します。
会社の電話をまとめて管理できる
会社の電話をまとめて管理できるのが「トビラフォンCloud」のメリットの一つです。多くの会社では、代表電話や支店電話、携帯電話などの管理がバラバラになりがち。管理がバラバラになると、機種ごとに電話帳を設定しなければならず、従業員が増えるほど作業が手間になってしまいます。
「トビラフォンCloud」は社内すべての電話を管理することが可能です。従業員の電話番号はもちろん、顧客リストの共有もスムーズに行えるため、大幅な業務効率の改善が期待できます。
電話業務を可視化し業務改善につなげられる
「トビラフォンCloud」は社内の電話業務をすべて可視化できます。発着信や通話時間をダッシュボードに表示することで、細かく分析しながら改善につなげることが可能です。
課題の洗い出しや改善対策を行えば、社内教育としても役立ちます。電話業務を細かく分析することで、大きな課題が見えてくることもあるでしょう。
わかりやすい料金設定
わかりやすい料金設定も「トビラフォンCloud」の特徴です。1セットあたり「初期費用33,000円（税込）＋月額料金3,300円（税込）＋通話料」となっています。
スマホや電話機にアプリをインストールするだけで利用できるので、主装置の設置や修繕費は一切かかりません。さらに、従業員プライベートで利用しているスマホを活用すると、新品の高価な会社用端末の用意をする必要がなく、よりコスト削減につながります。
ビジネスフォンを選ぶなら設定不要の「トビラフォンCloud」がおすすめ！
オフィスに主電源を設置するタイプのビジネスフォンは、初期設定や主装置故障時の取り替えなど、複雑な設定をしなければなりません。中には、国家資格が必要な作業もあるため、社内だけでは実施するのは難しいでしょう。設定変更を業者に依頼するとなると、変更の規模によっては大きな出費になることも。
そこでおすすめなのが、複雑な設定なしで利用できるクラウドPBXです。インターネット回線を経由して電話するため、Wi-Fi環境さえあれば主装置の設定は必要ありません。設置にかかる時間とコストを抑えられるのがクラウドPBXのメリットです。
中でもビジネスフォンとしての機能が充実した「トビラフォンCloud」をおすすめします。通話録音や自動応答といったビジネスフォンとしの基本機能はもちろん、会社全体の電話をまとめて管理しでき、電話業務をすべて可視化することが可能です。
通常の電話業務を効率的に進められるようになり、問題点や課題の洗い出しにも活用できるのが「トビラフォンCloud」の魅力。さらに、無料トライアルを実施しているので、お気軽にお問い合せください。
