「ビジネスフォン」は、ビジネス活動においてさまざまなメリットをもたらします。そんなビジネスフォンには、重要な部分として「主装置」と呼ばれる装置が存在することをご存知でしょうか。
ビジネスにおいてビジネスフォンを過不足なく活用するためには、ビジネスフォンの主装置への理解を深めることが重要です。本記事では、ビジネスフォンの主装置の特徴や導入方法などを解説します。
ビジネスフォンの主装置とは
ビジネスフォンにおける「主装置」とは、内線と外線を共有したり制御したりする、交換機の役割を果たす装置のことです。この項目では、主装置の仕組み・利用できる機能・価格の相場・耐用年数について解説します。
主装置の仕組み
ビジネスフォンの主装置には「ユニット」という基板を組み込んでいます。ユニットを組み込むことで、ビジネスフォンとして必要な機能を利用できるようになるのです。
ただし主装置に何らかのトラブルが発生することで、ビジネスフォンが使えなくなるケースもあります。最低限、主装置は「ビジネスフォンを利用するための最も重要な装置である」という認識は持っておきましょう。
主装置を設置することで利用できる機能
ビジネスフォンには、留守番電話や自動音声、電話の転送など、ビジネスにおいて役に立つ機能が豊富に組み込まれています。ビジネスフォンは便利な機能を多く搭載していますが、これらの機能を利用できるのはすべて主装置のおかげなのです。
前述のとおり、主装置にトラブルが起こればビジネスフォンを利用できなくなるのは、これらの機能の中枢が主装置であることに由来します。
主装置の価格の相場
ビジネスフォンの主装置を購入する場合、新品か中古かで価格は大きく異なります。新品で購入する場合は、20万円～が相場です。中古の場合は新品のものより安く購入できる可能性が高いですが故障リスクが高く、故障したときは相応の修理費用がかかるため注意が必要になります。
なお、ビジネスフォンを導入するにあたってはメインとなる主装置だけでなく、ビジネスフォン設置のための工事費や、会社用端末の購入費もかかるため、予算を組む際はこれらの総額で考えると良いでしょう。
主装置の平均的な耐用年数
ビジネスフォンの主装置の耐用年数は、法律で6年と定められています。しかしこれはあくまでも法定耐用年数であるため、使用開始から6年を過ぎても使用することは可能です。
中には「ウチは導入から10年が経つけれど、まだまだ現役で活躍してくれている」という企業もあるでしょう。耐用年数は、あくまでも目安として考えてみてください。
ただし、古い主装置だとすでに生産を終了している可能性があり、その場合は修理に出せないこともあるので注意が必要です。
ビジネスフォンの主装置を設置する方法
ビジネスフォンの導入を決定しても、きちんとした手順を踏まないと実用化までに時間がかかったり、運用体制に不満を感じやすくなったりします。できるだけ早く現場に馴染むよう、あらかじめ導入方法を把握しておきましょう。ここではビジネスフォンの主装置を設置する方法を、4ステップで解説します。
ステップ1.導入目的と導入後の運用方針を決定する
まずは、ビジネスフォンを導入する目的を明確にします。導入目的を明確化することで、どのような機能を搭載している主装置を導入するべきかを把握しやすく、導入後のミスマッチを避けられるためです。
ビジネスフォンの主装置は、導入後いきなり全ての機能を使いこなすのは極めて難しいとされています。ビジネスフォンを導入する前に、社内や部署内全体に浸透させるための計画の立案や講習の実施、主装置の管理責任者の決定などをしておくとスムーズに導入できるでしょう。
ステップ2.導入する主装置を選ぶ
導入目的の把握と導入体制を形成できたら、次は導入する主装置を選定します。利用する予定のビジネスフォンの台数や外線数、導入のための予算も確認しておくことが重要です。
価格だけで判断したり利用できる機能の多さだけで利用を決定したりと、単一の指標だけで導入する主装置を決めることは、導入後のミスマッチを招く大きな要因となります。既に導入目的を明確にしているので、その目的を十分に達成できる機能を備えているかどうかを主な判断基準として、導入する主装置を決定しましょう。
ステップ3.主装置を設置する工事を実施
導入する主装置を決定したら、業者に頼んで主装置を設置してもらいましょう。配線方式は、主にスター配線とバス配線の2種類があります。スター配線は主装置と電話端末を1対1で接続する配線方法、バス配線はモジューラージャックから最大8台までの電話端末に接続できる配線方法です。
それぞれの配線方法で見た目や整備のしやすさなどの特徴が異なるため、導入スペースの条件に合わせて配線方法を決定しましょう。
ステップ4.主装置と電話機を接続する設定
最後に、主装置と電話機を接続し、必要な設定を完了させます。内線番号や、迷惑電話などの受信を拒否したい電話番号を設定してください。自分たちで設定するのが難しい場合は、専門の業者に依頼するのもおすすめです。
ビジネスフォンの主装置と混同されやすいPBXとは？
ビジネスフォンの主装置は、ときおりPBXと混同されて話をされることがあります。これらは機能がほとんど同じのため、区別がつきにくいのです。PBXとビジネスフォンの主装置にはどのような違いがあるのでしょうか。ここではPBXの特徴と主装置との違いと、主装置の代わりにPBXを導入する場合のポイントを解説します。
PBXの特徴
PBXとは、外線と内線や、内線同士をつなぐ電話交換機のことです。パソコンやスマートフォンとも接続できるため、最新のコールセンターで導入されるケースが多く見られます。
主装置との違い
PBXとビジネスフォンの主装置を比べると、PBXのほうが制御できるビジネスフォンの台数や外線の数が多いのが大きな特徴です。機能面ではPBXのほうが優れている印象が強いですが、その分PBX用の装置は高額であるため、どちらかというと導入費用を賄える大企業向けと言えます。また、電話同士だけでなく、ほかの周辺機器とも連動させられるのがPBXならではのメリットです。
導入コストを抑えるならクラウド型を選ぼう
PBXは大企業向けのものが多い傾向にありますが、中小企業でもさまざまな周辺機器を接続できるPBXを導入したいと考えているところもあるのではないでしょうか。しかし、主装置と比較すると導入費用が高額なため、予算面で問題が発生する場合があります。
そこでおすすめしたいのがクラウド型のPBXです。クラウド型なら高額な装置を購入したり、オフィス内に装置を設置する工事を手配したりする必要がほとんどないため、初期費用を工面するのが難しい企業でも手軽に導入できます。
主装置要らずのビジネスフォン「トビラフォンCloud」は要チェック
導入コストを抑えるならクラウド型が効果的なのですが、現在は多くのサービスがリリースされています。比較検討するだけで気が遠くなるほどさまざまな製品がある中で、特におすすめなのが「トビラフォンCloud」です。この項目では、トビラフォンCloudのおすすめポイントを3つ紹介します。
圧倒的な導入の早さ
圧倒的な導入完了までの早さは、トビラフォンCloudならではの魅力として挙げられます。発注から最短で翌営業日には導入でき、なるべく早くビジネスフォンを導入したい企業にとっては大きなメリットです。契約期間の縛りもないため、契約の更新を気にすることなくビジネスフォンを導入できます。
主装置設置タイプのビジネスフォンと遜色ない機能の充実度
機能が充実している点も、トビラフォンCloudのおすすめポイントです。トビラフォンCloudは、主装置設置タイプのビジネスフォンと同様に、留守電・留守録・自動音声などの機能を備えています。
通話の録音や発信元の特定もでき、ビジネスで役立つ機能が充実しているため、トビラフォンCloudだけでビジネスフォンとして問題なくビジネス活動を進めることが可能です。
導入・ランニングコストの削減に効果的
ランニングコストの安さも、トビラフォンCloudを導入するメリットです。月額3,300円で、外線電話番号数×1・外線同時通話数×2・内線番号数×2の1セットを利用できます。1セットのみでの導入も可能なため、フリーランスの方にもおすすめです。
私用のスマホにトビラフォンCloudのアプリをインストールするだけでビジネスフォンとしても使えるのが特徴で、会社用の端末購入費も削減できます。また、クラウド型のため装置の設置に必要な工事費用が掛からないのもおすすめポイントです。コストを抑えられる要素がたくさんあるため、予算組みが難しい中小企業でも導入しやすいでしょう。
主装置の導入コストを考慮すると導入が気軽なトビラフォンがおすすめ！
主装置はさまざまな機能を備えていますが、ビジネスフォンとして導入するにあたって導入コストが気になる企業は少なくありません。導入コストを抑えつつ、自社に適したビジネスフォンを導入したいと考えている場合は、工事が不要なビジネスフォン「トビラフォンCloud」がおすすめです。
トビラフォンCloudの機能は、料金が安いクラウド型といえども一般的なビジネスフォンと遜色ありません。1セットから導入でき、工事費用がかからない点が魅力で、一般的な主装置やPBXの導入に尻込みしてしまう企業でも問題なく導入することが可能です。無料トライアルを実施しているため、興味のある方はぜひ試してみてください。
