今回はリスク管理としてトビラフォンBizを導入した葬祭業の事例をご紹介します。
企業には欠かせない電話対応のリスク管理を強化したい方は参考にしてください。
電話転送とクラウド活用でリスク管理が強化した葬祭業の事例
電話対応のリスク管理強化のために、発着信履歴や通話録音の記録が一元で管理できる“トビラフォンBiz”を導入した葬祭業の事例をご紹介します。
導入の背景
- 留守中は社内に掛かってきた電話を携帯電話に転送していたが、複数ある社内の電話番号のうち、どの電話番号宛てに掛かってきたのかが分からなかった
- 煩わしい営業電話が多く、本来の業務が妨げられていた
葬祭業を展開している企業様から、転送された電話の情報を確認して間違った対応をしないようにするシステムを導入したいというご要望がありました。
また、煩わしい営業電話にも悩まされていましたので、掛かってきた電話の情報がすぐに検索できて、着信拒否設定にできるトビラフォンBizの導入を検討していきました。
実際の利用方法
トビラフォンBizでは掛かってきた電話の情報がクラウドのサーバーに保存され、過去の発着信履歴や通話録音の内容を簡単に検索できます。
今回の葬祭業を展開している企業様は、留守中に掛かってくる電話を全て携帯に転送していましたが、複数ある社内電話の内のどこに掛けてきたのかが分かりませんでした。
しかし、トビラフォンBizでは転送された電話が社内のどの電話番号宛てに掛けたのかがクラウド上で調べられるので、折り返し連絡する際に間違った対応をしないようにできます。
また、トビラフォンBizでは掛かってきた電話番号もサーバー上ですぐさま検索して着信拒否設定にできるので、しつこい営業電話のブロックも可能です。
電話の情報が一元管理できるシステムが気になる方はこちらをご覧ください。
導入の効果
- トビラフォンBizの導入により、留守中に社内電話から携帯電話に転送された電話が社内のどの電話番号宛てに掛けてきたかが、クラウド上の履歴を確認することで分かるようになった
- しつこい営業電話が減り本来の業務に集中できるようになった
トビラフォンBizを導入した結果、このような声をいただくことができました。
電話を掛けてきた相手がどこの部署に電話を掛けたのかをクラウド上で調べられるので、折り返し電話のミスというリスクを減らすことができました。
また、検索画面からしつこい営業電話の電話番号を簡単に着信拒否設定にできるので、迷惑な営業電話の対応に追われることがなくなりました。
ミスの無い業務を実現するだけでなく今まで無駄にとられていた時間を削減することで、本来の業務に充てる時間を大幅に増やすことに成功しました。
電話の転送機能とデータ管理を活用してリスク管理面を強化
トビラフォンBizのクラウド上での情報管理を活用することで、業務効率をアップさせることができます。
管理しにくい電話の情報をトビラフォンBizで一元管理してみてはいかがでしょうか。
トビラフォンBizを活用して業務効率を改善した事例が気になる方はこちらもご覧ください。
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外出時にも直接電話を受けられるアプリ型のビジネスフォンもひとつの選択肢です。
固定電話として使うビジネスフォンとは異なり、スマホにアプリを入れるだけのビジネスフォンであり、私用と社用の電話番号を使い分けることができるため、プライベートな番号を知られることはありません。
トビラフォンBizと同様に電話の情報は管理画面にて一元化されます。
