新型コロナウイルスをきっかけに働き方が大きく変わりました。リモートワークの推進で、通信費やインターネット使用料の負担も大きくなりつつあります。
そんな中で、「経費削減に着手しているけど、なかなか効果が見えない。」
そんな課題意識をお持ちの人事や、経理業務に携わっている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、今回は「経費削減策」についての考え方をご紹介しつつ、経費の節約に役立つ情報をお伝えしいきます。
隠れた無駄を削減するだけで、利益率を大幅にアップできる可能性もありますので、ぜひ参考にしてください。
経費削減で押さえておくべき2つのポイント
まずは経費削減で重要な２つのポイントをお伝えしていきます。
経費削減ではなく利益向上を目的にする
そもそも、経費削減はなんのためにするのか、をしっかり念頭に置くことはとても重要です。
経費削減でもっとも重要なのは、「企業の利益向上や競争力をアップさせること」。
よくある失敗は、ただ経費を少なくすることのみに注力してしまい、本来、予算をかけるべき重要な取り組みや人件費、固定費まで、削減の対象にしてしまうことです。
このような失敗を避けるためには、まずは、従業員が同じ目的を認識して、経費削減に取り組むことでしょう。
従業員みなが利益の最大化を目指すことで、不要な経費の圧縮が効果的にできるだけでなく、大きな業務効率、ひいては売上の向上にもつながります。
中心となる組織を構築して活動する
上記に加えて、もう一つのポイントは、「中心となる組織を構築して活動する」ことです。
経営陣がいくら声を大にしてコストカットを掲げても、すぐすぐに実現できるものではなりません。
中長期的な取り組みになることを考えると、社内に中心となるメンバーを組織する方が、社員にも重要性を伝えやすくなります。
また、中心メンバーをおくことで、経営者と従業員の橋渡しもできるので、改善後の不平や不満を抑止できることもでき、社員のモチベーションアップにもつながります。
中心メンバーとなるメンバー組織する際には、無駄な業務に対する理解があることや、会社への提案ができることも加味した上で、選抜をするのがおすすめです。
経費削減につながる具体的なアイデア
経費削減の前提をおさえたところで、ここからは具体的な経費削減の方法をご紹介していきます。
クラウド型ビジネスフォンシステムの導入
クラウド型ビジネスフォンのシステムを使うことで、従来のビジネスフォンのようにオフィスの電話端末をつかったものではなく、私用のスマートフォンのアプリでビジネス電話の受発信ができるようになります。
従来型のビジネスフォンでは、機器設置の際に、工事費用や端末のリース代、耐用年数が過ぎた際の更新などさまざま場面で大きな費用がかかってします。
一方で、クラウド型の場合は、社員の私用スマートフォンを利用するため、端末のリースが不要になり、対応年数ごとの更新が不要です。
またスマホやパソコンにアプリをインストールして利用できるため、オフィスにいなくても通話ができ、テレワークにも最適。
さらには、会社や部署で作成した電話帳を共有できるので、個人で電話帳を作成する必要もなくなります。
導入コストや維持費、電話帳作成にかかる時間を踏まえると、大幅な経費削減が期待できるのが、クラウド型のビジネスフォン。
中でもおすすめのクラウド型ビジネスフォンとして、弊社トビラシステムズが提供する「トビラフォンCloud」をご紹介いたします。
自動で通話を録音したり、発信元の電話番号を特定できたりするのでビジネスの通話がより快適になるはずです。1セット3,300円（税込）から利用でき、無料トライアルも用意していますので、公式サイトもぜひチェックしてみてください。
https://tobilaphone.com/biz/cloud/
ペーパーレス化の推進
テレワーク推進にともなって、書類を用いた業務がやりづらくなった企業も多いのではないでしょうか。自宅にプリンタがない場合は、コンビニを利用して書類を印刷する必要もあり、時間もコストもかかります。
一方で、出勤時にオフィスの複合機を使った場合でも、コピー用紙やトナーを用意するための時間・コストが結果的にかかります。
その書類が本当に必要なのか今一度見直し、ペーパーレス化を推進することで、書類を印刷する作業、保管、管理する手間が減り、テレワークもやりやすくなるので優先的に取り組むのがおすすめです。
電子化すべき書類としては、
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請求書や見積もり
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社内マニュアル
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法人カードや取引先リスト
などが挙げられます。
書類にかかるコストと従業員の負担を考え、不要な書類は極力使わないようにペーパーレス化を少しずつ進めていきましょう。
経費精算システムの導入
従業員が増えると、経費精算業務の負担が増加します。
また、従業員側も毎日の業務で発生した領収書や、出張費・交通費などの申請をまとめて提出するのは時間もかかり面倒です。
その点、経費精算システムを導入すれば、アプリで手軽に経費を申請できるようになります。
他にもメリットは多くあり、
- レシートを撮影するだけで申請できるので、書類を記入する手間が省ける
- レシートを受け取ってすぐに申請すれば、無くしてしまう心配がなくなる
- 外出中でも申請可能が可能になる
など、経理業務の担当者だけでなく、従業員全員にとっても大幅な生産性アップにつながるため、人件コストだけでも大きな削減につながります。
経費削減をスムーズ進める流れは3ステップ
経費削減の具体的なアイディアをご紹介しましたが、どこから無駄な経費を削減していけばいいのか決めかねている方も多いはず。
そこで、ここからは、経費削減をスムーズに進めるためのティップスをご紹介していきます。
不要な経費の洗い出し
まずは従業員の無駄な作業の洗い出しから始めましょう。
もっとも適切な方法は、各作業を担当している従業員からヒアリングをすること。
注意点としては、一見無駄な作業に見えても、法令や規則などで決められており、安易にやめられない場合があることです。
担当の従業員はそういった点も把握しているため確認することで思わぬトラブルを防ぐことができます。
また、従業員は無駄な作業をどのように改善したいといった業務改善案を考えていることもあるため、よくコミュニケーションを取れば、次のフェーズが進めやすくなります。
コストを試算し削減方法を決める
経費削減進めると、新たなシステム導入などでコストがかかる場合もあります。そんなときに、導入したシステムが削減金額を上回ると本末転倒。
基本的なことですが、削減により改善されるコストと、追加で発生するコストをよく確認しておくことが重要です。
削減コストと追加コストを踏まえて、削減方法を決定することを念頭において取り掛かりましょう。
計画を立てて実行する
最後に、削減方法が決まったら、計画を立てて実行に移します。すぐに実行できる小規模な削減であれば、計画を立てる必要はありませんが、数ヶ月や数年の期間がかかる削減は、計画的に進捗を確認しながら進めるとスムーズに取り組むことができます。
また、計画を立てておくと、予想通りに改善できなかった場合にも修正しながら進めることが可能です。
経費削減でのNG例
経費削減を行う中で、よくある失敗をまとめました。各プロジェクトを実行する前にここだけは注意してください。
従業員のモチベーションを下げてしまう方法
従業員の理解を得ずに削減を進めるのは、反感を買ってしまうだけで失敗のもとです。
特に、コストを削減することで従業員の負担が増える場合はモチベーション低下にもつながります。
例えば、事務用品を取り行くまでに時間がかかる配置や、固定電話の台数を減らすことで遠くまで電話を取りに行かなければならない、といったケースです。
こういった細かいところから、離職率があがってしまう可能性も秘めています。
経費削減は重要ですが、従業員の協力無くしては成り立たないことを忘れずに検討していきましょう。
信用や安全を失うリスクがある方法
表記よりも少ない内容量にするといった、モラルや法に反するような方法も、当然ながらNG。企業として信用を大きく減らすことにつながり、経費削減どころではありません。
また、自動車などの保険を下げるといったコスト削減も慎重にすすめるべきです。
保有する自動車の台数が多ければ、大幅なコストカットが期待できますが、万が一事故が起きたときに、被害者を十分に守れないという可能性もあります。
削減効果がわかりにくい方法
広告宣伝費や販売促進費とった削減効果がわかりにくい改善も、ケースバイケースですが、あまりおすすめできません。
これらの販促コストは多額になりがちなので、真っ先に改善したいと考える人も多いですが、長期的な効果を期待して支払っている費用のため、安易な削減で、かえって顧客の獲得ができなくなり、事業が縮小してしまう可能性もありえます。
まずは目に見えて負担になっている経費から削減するのがおすすめです。
経費削減で、会社も従業員もWin-Winになれるのが理想
経費削減で目指すべきは、会社の利益が最大化でき、かつ従業員の無駄がなくなることです。
従業員の理解を得た上で、計画を立てていくことが、結果的に削減目標を達成する近道です。
また、ビジネスフォンのクラウド化は簡単にできて、費用の節約効果も高くテレワーク導入にも活用できますので、もしよろしければ、弊社のサービス「トビラフォンCloud」の公式サイトもぜひチェックしてみてください。
