新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、あちらこちらでDX(デジタルトランスフォーメーション)という言葉をよく聞くようになりました。
DXという言葉の意味や意義とは？また、新型コロナウイルス感染症拡大とどういった関係があるのでしょうか。
新型コロナウイルス感染症拡大第三波により、テレワークの導入を引き続き迫られている中、早急に取り組むべきことは業務のDX化です。
このDXを進めていくためには、連絡手段として代表的な電話に手をつけておくことが効率的であると考えられます。
裏を返せば急ぎでの対応が必要ということでもあります。
今回はDXの意味や、DXにおける電話問題などについてご紹介していきます。
DXとは。 Digital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)の略。
意味は「デジタル技術により、人々の生活をより良く変革すること」。
経済産業省が2018年に取りまとめた「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン (DX推進ガイドライン) Ver. 1.0」によると以下のように定義されています。
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。
なぜDX化する必要があるのか、DX化することで得られるメリットとは何なのかを見ていきましょう。
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なぜDX(デジタルトランスフォーメーション)なのか
現代においては、ほとんどの消費者がデジタル化された今の時代に慣れてきています。
今や消費者はデジタル化されていないコンテンツには興味を向けなくなってしまい、触れる機会自体も減っているという可能性も考えられます。
このような時代になった以上、企業側も変わらざるを得ません。
消費者ニーズに合わせた改革を求められていることに鑑みて、企業側も早急にDX化を取り入れ、時代に乗り遅れないようにする必要が出てきました。
新型コロナウイルス感染症拡大に伴い、今までDX化に興味を示さなかった企業がDX化に乗り出してきています。
まずはDX化を進めなくてはいけなくなってきた時代がすでに訪れているということを認識しておきましょう。
DX(デジタルトランスフォーメーション)化のメリット
DX化が推し進められているもの
- 会議や商談 ⇒ オンラインツール
- 書類 ⇒ データ化によるペーパーレス
- 電話 ⇒ クラウド型ビジネスフォン
- 印鑑 ⇒ デジタル印章
- 接客 ⇒ チャットボット
など
現在急速に浸透しているのが、今まで対面で行われてきた会議や商談などのオンライン化です。
ZoomやSkype、Google Meetなど導入されている企業は多くあります。
まだ導入はなくともほとんどの方が一度は聞いたことがあるかと思います。
ただ、すべてのレガシー要素をDX化する必要があるわけではありません。
たとえば今までメールでやり取りしていたものをチャットツールに置き換えるといったこともDXに含まれます。
このようにDXには広い定義があるため、社内で取り入れていくためにはポイントを絞って手をつけていくことが大切です。
書類の管理方法ですと、書類をデータ化した上での管理、印鑑においてはデジタル印章といったものがDX化されてきました。
資料においては保管場所の省スペース化、書類を確認するための人の行き来にかかるコストや時間の削減ができます。
印鑑の場合、そもそも押印するための書類がペーパーレス化されていくことにより、印鑑そのものを携帯する必要がなくなります。
このようにDX化には、コスト削減、決済やりん議などの手続きをスムーズに行えるといったメリットがあります。
デジタル印章について
印鑑としての効力をもつのはデジタルハンコサービスを利用して作成したものです。
パソコンへのログイン情報に紐づいていたり識別情報が付与されていたりと、複製できないものが該当します。
※簡単に描画ソフトやオフィスソフトを使って作成されたものは、誰でも作成可能であり効力に欠けます。
※印影をスキャンして作成したとしても、データから複製され悪用される恐れがあります。
電話をDX化するメリットとは
さらなる新型コロナウイルス感染症拡大により、あらゆる企業によるテレワーク化の検討、導入が加速しています。
印鑑のデジタル化には抵抗のある層がまだ多くいられると思いますが、その他においては比較的導入が早いものと考えられます。
しかしここに来て、社内だけで進めていれば良かった書類や会議のDX化だけではなく、社外(在宅勤務などのテレワーク)のDX化も必要となってきました。
通勤時のウイルス感染予防のためであったり、突発的に発生するような自然災害時の通勤手段を確保できなかったりする場合にはテレワークはとても有用となります。
「会社への電話は、電車やバスを利用して会社に行かないと受け取れない」では元も子もありません。
電話こそが優先されるべきDX化の要素ではないでしょうか。
さて、電話をDX化するとは一体どういうことでしょうか。
すでに聞いたことがあるかもしれませんが、クラウドフォンやクラウド型ビジネスフォンといったものが候補に挙がります。
会社にかかってきた電話を、会社とは別の場所でも受け取れるツールです。
クラウド型ビジネスフォンは、個人が所有する携帯電話にアプリを入れるだけで会社の電話番号が使えたり、また同一アプリを入れている他の社員と内線での通話が可能になったりします。
テレワークに限らず、どこへでも会社の電話番号を持ち歩けるといったメリットがあります。
もちろんビジネスフォンとしての機能が搭載されているため保留や転送といった機能も充実しています。
どこにいても顧客対応や社内連絡が可能というのは、まさに「デジタル技術により、人々の生活をより良く変革すること」と言えます。
まとめ
電話をDX化することで社員が自由に動きやすくなり、業務の時短やコストの削減、顧客に対するホスピタリティ面などたくさんの良い影響が見込まれます。
働き方改革が浸透している中、コロナ禍もたび重なってしまったことで早めの切り替えが望まれていますが、皆さんはいかがでしょうか。
なかなかDX化そのものを受け入れられない会社に悩んでいる方も多いようです。
しっかりとDX化の意義について理解し、最適解に導いていきましょう。
クラウド型ビジネスフォンは小規模単位での導入ができることが多いため、お試し感覚で使ってみるのもいいのではないでしょうか。
特定の部署内だけの利用や、各部署のリーダー間でのやり取りにだけ使う、といった多様で自由な使い方ができるのも魅力です。
※各サービスにより機能や契約期間などは異なります。
