クラウドPBXを利用している、またはこれから利用する場合に、気になるポイントとして「音声品質」がよくあげられます。クラウドPBXで行う通話は通常の電話とは異なり、インターネット回線で通話を行う仕組み（IP電話）になっています。そのため、通常の電話と比べて音声品質に違いを感じる場合があります。また、使用方法やインターネット回線の状況によっては、音声品質に影響が出る場合もあります。ただし、利用時に気をつけるべきポイントを抑えていれば、高い音声品質を保ちながら、問題なく使用することができます。
今回は、音声品質を落とさずにクラウドPBXで通話するために気を付けたいこと、導入時に音声品質の良いクラウドPBXを選定するためのポイントをご紹介します。
クラウドPBXの音質が悪い原因とは？
クラウドPBXの音質が悪い場合は、いくつかの原因が考えられます。音質が悪い時は、どのような原因が当てはまっているかを確認し、迅速に解決することが重要です。クラウドPBXの音質が悪い場合に考えられる原因をご紹介します。
利用場所のインターネット通信状況が悪い
クラウドPBXの音質が悪い場合、考えられる原因として、利用場所のインターネット環境が悪い可能性があります。クラウドPBXはインターネット上で通信を行うため、インターネット環境が悪い場所では音質が低下してしまいます。オフィスや事務所であれば安定したインターネット回線を確保しやすいですが、テレワーク中や外出中など安定したインターネット回線を確保しにくい場合は音質も低下しやすくなります。自宅のインターネット回線の場合、通信速度が遅い会社と契約している場合もあるため、音質が気になる場合は回線状況を確認してみるとよいでしょう。
PBXに対応していないスマホを利用している
クラウドPBXは固定電話機やスマホなど幅広い端末で利用できます。音声品質が悪い場合、利用しているクラウドPBXサービスに対応していないスマホや端末を利用している可能性があります。スマホにアプリをインストールして利用するクラウドPBXサービスでは、アプリに対応していないスマホを使ったり、スマホのOSバージョンが古かったりすると、音質低下の原因になる場合があります。アプリと端末の相性が悪いと、音質以外の不具合も発生してしまう可能性があるので、利用するクラウドPBXの動作環境を事前によく確認しておく必要があります。
セキュリティ対策が不十分で外部から攻撃を受けている
セキュリティ対策が不十分なクラウドPBXサービスの場合、外部からの攻撃が影響してサーバーに負担がかかり、音質低下やノイズの発生が起こる可能性があります。反対に、サーバーの性能を無視した過剰なセキュリティ対策やウイルス対策が行われている場合も、負荷がかかりすぎて音質低下を招く恐れがあります。
クラウドPBXの音質を改善する方法
クラウドPBXの音質に問題を感じた場合にできる、音質を改善するための方法をご紹介します。
重いデータの送受信を減らす
インターネット回線を利用するクラウドPBXでは、通話とその他のデータ通信のバランスを考慮することが重要です。通話中に大容量のデータを送受信していると、通信に負荷がかかり、音質が低下する恐れがあります。通話を優先させる場合は、回線の混雑を避けるため、他のデータ通信を避けると改善される可能性があります。
インターネット回線を高速通信に切り替える
通信速度が遅いインターネット回線業者と契約している場合、音声品質に影響が出る可能性があります。あまりにも通信速度が遅いと感じたら別会社への切り替えを検討してみるのも解決策の一つです。高速で安定したインターネットを利用しやすい光回線を使用すれば、より快適な通信を利用できます。
セキュリティ対策が施されたクラウドPBXに切り替える
クラウドPBXを提供するベンダーのセキュリティが不十分だと、外部から攻撃を受け、サーバーに負担がかかり音質低下の原因になる場合があります。通信の暗号化やウイルス対策など、セキュリティ対策が施されたクラウドPBXサービスを利用するのが最適でしょう。しっかりとセキュリティ対策が施されているサービスであれば、サイバー攻撃、情報漏洩や盗聴などのリスクも抑えられます。
【選び方】良い音質のクラウドPBXのポイント
音質の良いクラウドPBXを選ぶためのポイントを解説します。
セキュリティ対策が施されている
適切なセキュリティ対策が施されているかを確認しましょう。インターネット経由で通話するクラウドPBXは、一般的なスマホやビジネスフォンにはない、通信の暗号化などのセキュリティ対策が施されていることがあります。対策の不十分は、外部からの攻撃による通信の不安定で音質低下の原因になるだけでなく、情報漏洩や盗聴などのリスクも高まります。会社の信頼を守るためにも十分なセキュリティ対策が施されたサービスを選ぶことが大切です。
対応している端末やOSを確認する
クラウドPBXのサービスによって、利用できる端末の動作環境が異なる場合があります。利用するクラウドPBXが会社で使用する端末やOSに対応していないと、不具合によって音質低下を招く原因になりかねません。導入前に、対応する端末やOSをよく確認しておくことが重要です。
サポート体制が充実している
クラウドPBXを導入して数年後に、劣化など何らかの問題によって音質が低下することも想定されます。サポート体制が充実したクラウドPBXを利用していれば、すぐに問い合わせて改善策を相談することができます。サポート体制は、電話、メール、チャットボットなどの相談方法や、対応時間帯などがサービスによって異なります。クラウドPBXを選ぶ際は、自社にあった適切なサポート体制があるかを確認しておくことが重要です。
クラウドPBXは音質以外に注目ポイントは3つ
クラウドPBXを選ぶ際の基準として通話品質は重要な指標になりますが、その他にも指標にすべきポイントはあります。通話品質以外にどのようなポイントに注目して選定するとよいかをご紹介します。
自社に適した機能を備えていること
自社に適した機能を備えているかを事前に確認しておくことが大切です。電話業務で利用する通話録音や自動音声応答システム（IVR）といった機能はもちろん、社内の通話状況を分析して業務改善に役立てる機能や、社内の電話をすべて集約できる一括管理機能、従業員同士でオンライン／オフラインが確認できるスケジュール管理機能など、さまざまな便利な機能があります。自社での活用方法に合わせて必要な機能を搭載したクラウドPBXを選ぶことで、業務全体のメリットにもなります。
料金が予算に見合っていること
社内での利用者数や、搭載されている機能、オプションなどによってクラウドPBXの料金は異なります。コスト削減を意識しすぎるあまり、安価なクラウドPBXを導入すると、音質が悪かったり、不便が発生したりする恐れがあります。反対に、搭載している機能が多すぎても、自社に必要なければ役に立たずコストが無駄になってしまいます。予算を踏まえ、コストパフォーマンスの良い自社に合ったクラウドPBXを選ぶことが大切です。
設定変更が簡単にできること
導入後、自社で設定変更が簡単にできるかどうかも重要です。外線や内線の電話番号の振り分け変更などをしたい場合、サービスによっては業者に依頼しなければならない場合もあります。設定変更には時間がかかるだけでなく、自社の希望通りに変更できておらず二度手間になってしまうケースもあります。使い勝手を考慮すると、自社で設定の変更が行える柔軟性の高いクラウドPBXを選ぶのがおすすめです。
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セキュリティは堅牢！通話を暗号化
通話は暗号化されており、盗聴などのリスクを防ぎます。また、マイページへのアクセスをIPアドレスで制限できるため、社外での使用を制限できます。スマホ紛失時には、紛失した端末のアカウントをリモートで停止する機能もあり、情報漏洩のリスクを抑えることができます。ログインに失敗してロックアウトされたアカウントは、管理者がマイページで解除することができます。
独自の機能として、トビラシステムズ社の迷惑電話番号データベースに合致する番号の発着信を一括で拒否できる迷惑電話対策機能もあります。迷惑な営業電話の撃退になり、悪質な営業行為をする事業者への情報漏洩防止にもなります。
離れた支店の電話もすべて一括管理できる
会社の代表電話や支店の電話、社用の携帯などは、電話帳情報がバラバラに管理されることがほとんどです。トビラフォン Cloudなら、本店や支店、携帯電話などあらゆる拠点を含めて社内すべての電話を一括管理できます。顧客の電話番号の社内共有や、社員の電話番号管理などがスムーズに行えます。
電話業務を管理し教育しながら改善できる
トビラフォン Cloudには、マイページにダッシュボード機能があり、社内の電話業務をすべて可視化することができます。例えば、外線の発着信件数の変化や、従業員の通話時間のランキング、通話中の電話の状況、通話の多い時間のヒートマップなどをグラフや表で視覚的に確認することが可能です。通話時間や発着信履歴を確認することで、業務課題の発見や改善につなげることができます。また、通話録音データはクラウド上に保存され、社内で共有できるため、社内教育に活用することもできます。
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様々な業種で導入実績があり、事例を参考に自社にあった使い方をイメージできます。
