数多くの企業に採用され、円滑に仕事を進めるための助けとなっているPBX。オフィス新設や移転などに伴い導入を検討している場合には、「クラウドPBXの仕組みをしっかりと理解したい」「クラウドPBXを導入する方法を知りたい」と考えている方はいないでしょうか。
この記事では、クラウドPBXの仕組みや導入するメリット、デメリットなどについて解説していきます。クラウドPBXの有効な活用方法も紹介していますので、今後の取り組みの参考にしてみてください。
クラウドPBXの基本情報
クラウドPBXとは、PBXの機能をインターネット上から利用できるサービスです。クラウドPBXはインターネット環境さえあれば利用できるため、手軽に導入可能である点から多くの企業によって導入されています。
ここからは、クラウドPBXの基本情報について4点解説します。
そもそもPBXって何？
PBX （Private Branch Exchange）とは、オフィスなどに設置されている電話回線の交換機であり、内線通話・外線通話・転送機能などを利用できる装置を示しています。これらの機能により、外線から発信された着信を内線に転送、内線から外線への発信を制御、電話音声をIP回線で利用できるデータに変換するなど、電話を一元管理できるのです。
PBXは、オフィス内の固定電話を中心として使われるため、オフィス内にサーバーを設置するオンプレミス型が主流です。システムを自社の目的に合わせて構築するため、運用方法に沿ったシステムをつくりやすいといった特徴があります。一方、保守管理費用などのランニングコストがかかる、回線増設に追加費用が発生するといった費用面の負担も多く発生しがちです。
クラウドPBXの仕組み
元々主流だったオンプレミスPBXは、電話をする際に独自の回線を用いるため、専用のハードウェアやソフトウェアなどを用意する必要がありました。しかしクラウド化されたPBXはインターネットを介してクラウド上に環境を構築するため、専用の装置を設置することなくPBXの機能が利用可能です。
インターネット環境さえ整っていれば外出先などオフィス外からも利用できるため、非常に利便性が高い点も特徴といえるでしょう。
クラウドPBXで利用できる機能
クラウドPBXでは、従来型のPBXと同様に内線機能や外線機能、転送機能などが利用可能です。その他、IVRや通話の録音などビジネス活動をサポートする機能なども従来型のPBXと同じように使えます。
従来の機能をそのまま使いたいと考えている方にクラウドPBXはおすすめのシステムです。マニュアルなどを変更する手間もないため、社員へのオペレーションもスムーズに進んでいくでしょう。
クラウドPBXと接続できるデバイス
クラウドPBXは固定電話以外にも、VoIPの技術を応用したIPネットワーク端末として利用できる「SIP端末」や、パソコンに専用ソフトをインストールすることでインターネット経由にて利用できる「ソフトフォン」と接続可能です。
もちろん、携帯電話にも対応可能であるため、必要に応じてそれぞれのデバイスと接続することで、ビジネス活動をスムーズに行える点がメリットといえるでしょう。
クラウドPBXを導入するメリット
クラウドPBXを導入することで、電話に関わるあらゆる業務がシステム化され、業務効率が大きく向上します。業務効率が上がることは、社内でのスムーズな業務遂行のみならず、顧客満足度アップにもつながるでしょう。
ここからは、企業がPBX・CTIを導入するメリットを4点に分けて紹介します。
場所を選ばず内線・外線・電話転送ができる
クラウドPBXは、スマートフォンを内線化できる点が大きな特徴です。社内で支給しているスマートフォンや個人所有のスマートフォンをそのままPBXとして使えるため、場所を選ばずにPBXの機能である内線や外線、電話転送が使えます。
例えば、営業で外出している場合であってもクラウドPBXさえあれば、出先でスムーズに相手先への応対が可能です。相手を待たせることがないため、ビジネスチャンスの逸失なども防げるでしょう。
工事要らずですぐに利用できる
クラウドPBXの導入にあたっては、工事が一切必要ありません。通常はハードウェアなどの主装置を設置する必要がありますが、クラウドPBXは主装置を設置しなくても利用できるため、すぐに導入可能です。
事業立ち上げ時には何かと忙しく、通信設備整備以外にも考えるべきことは数多くあります。設備の導入を後回しにした場合であっても、クラウドPBXであれば迅速な運用開始が可能です。
導入コストの削減に効果的
導入コスト削減が可能である点もクラウドPBXが持つメリットです。主装置の購入費や設置するための工事費が要らないため、初期費用を抑えて導入できます。
スマートフォン対応のサービスであれば、社員の私用スマホをビジネスフォンとして利用することで、端末購入費が抑えられる点も特徴です。
ビジネス活動に便利なオプションが盛りだくさん
クラウドPBXのメリットとしては、ビジネスに便利なオプションが数多く盛り込まれている点も挙げられます。これまでは、自動応答機能や通話録音機能、発信元自動特定機能などは備わっていないものが多く、追加で機器を購入しなければ機能を利用できませんでした。
しかし、クラウドPBXであれば従来型PBXだと利用できなかった機能もサービスによっては利用可能です。基本料金とは別にオプションで付けられる場合もあるため、都度内容の確認をするといいでしょう。
クラウドPBXならではのデメリット
工事が必要ない、導入コストが低額で済むなどのメリットを持っているクラウドPBXですが、従来型のPBXよりも音質が劣る、市外局番を利用できないなどのデメリットも存在します。メリットとデメリットを比較した上で、導入可否を決めていきましょう。
ここからは、クラウドPBXのデメリットを4点解説します。
従来型より音質が劣る
従来型PBXよりも音質が劣る点はクラウドPBXが持つ代表的なデメリットです。クラウドPBXは音声をデータ化してインターネットを介して相手に伝えるシステムであるため、通話時の音質が安定しないケースが多々あります。具体的な内容として、ノイズやハウリングの発生、会話が途切れるなどが挙げられます。
通信が安定する場所ではストレスなく通話が可能ですが、地下鉄やトンネル内などでは音質が落ちるため、通話の場所に気を配りながら運用しましょう。
市外局番を利用できない
クラウドPBXのデメリットとしては、市外局番を利用できない点も挙げられます。一般的に電話をかける際には、地域に応じた番号が発信番号の頭に付与される「市外局番」が利用されています。しかし、クラウドPBXは市外局番を継続して利用できないため、新規で050などの番号を取得して利用することになります。
市外局番を利用しているか否かは会社の信用度に関わるため、この点には留意が必要です。私用の電話番号の場合、セキュリティ面から顧客に不安を抱かせてしまう可能性も考慮しておきましょう。
緊急電話をかけられない
110番や119番などの緊急電話がかけられない点もクラウドPBXが持つデメリットです。110番や119番だけでなく、117番（時報）、177番（天気予報）への発信もできません。
事件に巻き込まれた場合や救急車を呼ぶ必要が出てきた場合にクラウドPBXは使えませんが、そのようなシチュエーションが出てきた際には個人携帯からそれぞれの番号にかけましょう。また、フレッツ光などの「光回線」を利用したクラウドPBXであれば緊急電話発信が可能です。
月額料金がかかる
クラウドPBXを使う際には、月額料金が発生します。初期費用は安い傾向にありますが、毎月利用料や通話料を払わなければいけません。
長期的な目で見ると従来型PBXの方が、総額が安くなるケースもあるため、クラウドPBX導入前に費用を確認しておきましょう。
クラウドPBXの上手な活用方法
クラウドPBXはメリットとデメリットをそれぞれに持っていますが、上手な活用方法を知ることでより高い効果が得られます。
ここからはクラウドPBXの上手な活用方法を4点解説します。
テレワークに対応する
PBXはテレワークにも対応しており、在宅勤務を推進したい際にも効果的です。在宅勤務している人のパソコンやスマートフォンにシステムを導入することで、家庭の事情で出社が難しくなった人なども続けて勤務できる体制が整います。ひいては、雇用形態変更や退職などをしなくても済むため、人材流出の防止対策になるでしょう。
人材の離職を抑えたい会社やテレワークを進めたい会社にも、PBXの導入はおすすめです。
離れた場所にある拠点と電話環境を構築する
クラウドPBXを導入すれば、離れた場所にある複数拠点の間で電話環境構築が可能となります。そのためオフィスごとに装置を設置する必要がなくなり、ひいては導入コストの削減も実現できます。
工事が必要なくすぐに利用を始められる点も特徴であるため、スピーディーにシステムを構築したい場合や導入コストを抑えたい場合にクラウドPBXは有用なシステムです。
シーズンに合わせて電話の台数を増減させる
業界によっては、繁忙期と閑散期の忙しさに差が大きいことが多くあります。例えば、旅行会社であれば大型連休や子どもの夏休みなどが忙しく、旅行先の手配などに追われる時期となるでしょう。
クラウドPBXは電話台数の増減が非常に簡単であるため、シーズンに合わせて柔軟に回線数を変えられます。上手にクラウドPBXを活用し、閑散期に余計なコストをかけないようにしましょう。
事業のスモールスタート
クラウドPBXは、新規事業のスモールスタートにも向いているシステムです。初期費用がほとんどかからないため資金を準備するのが難しい時期でも導入しやすく、すぐに利用を開始できます。
ベンチャー企業の立ち上げや新たに起業を考えている人、フリーランスにもおすすめのシステムであるため、事業開始初期にはクラウドPBXの導入を検討してみましょう。
導入するクラウドPBXを選ぶときの比較ポイント
PBXは現在、数多くの企業によってサービスが展開されており、用途に応じて様々なタイプを選べます。それぞれサービスの違いによって特徴や費用、サポート体制の充実度などは異なるため、導入する目的や費用に合わせてサービスを選んでいきましょう。
ここからは、クラウドPBXの比較ポイント4点をお伝えし、選び方を解説します。
音質・機能・料金のバランスの良さ
クラウドPBXを導入する際には、音質や機能の種類、料金のバランスの良さに注目しましょう。導入する目的によって、通話音質や備わっている機能、費用などは慎重に検討しなければいけません。総合的に判断して、自社に適したバランスのいいシステムを選ぶ取り組みが重要です。
検討時には、実際にサービスを使うオペレーターや営業、マーケティング担当者からヒアリングを行い、現場の意見を反映した上で選定を進めましょう。サービスによっては無料トライアルを設けているものもあります。
サポート体制の充実度
サポート体制の充実度もクラウドPBXを導入する際の重要な指標です。導入前に丁寧に相談に乗ってもらえるか、導入後にトラブルが起きた際に迅速に解決してくれるかなど、どれだけ問題に対応してくれるかが選定のカギとなるでしょう。
特に、導入後すぐにクラウドPBXが現場に馴染むのは難しい傾向にあります。問題点を長期的に相談できる環境が整っていることで、より安心してシステムを運用していけるでしょう。
既に自社で使用しているシステムと連携できるか
クラウドPBXを導入する際には、既に自社で使用しているシステムに連携できるかも確認しましょう。CTIやCRMを既に導入していれば、連携によって顧客対応や営業の効率化が実現されます。
クラウドPBX導入後に利用するシステムが増える場合もあるため、拡張機能が充実しているクラウドPBXを最初に選ぶようにしましょう。
スマートフォンに対応しているか
クラウドPBXのなかには、スマートフォンにアプリをインストールすることで利用できるサービスもあります。元々社内で使っていた端末や社員が持っているスマートフォンにアプリをインストールすれば、端末購入費の削減にもつながるでしょう。
社内で使っていたスマートフォンを用いる際には、導入前にスマートフォンにサービスが対応しているかどうかの確認をおすすめします。
クラウドPBXを導入するなら「トビラフォンCloud」が便利！
「トビラフォンCloud」は、ビジネスフォンとクラウドPBXの両方の機能を提供しているため、クラウドPBXを導入しようと考えている方におすすめのシステムです。
ここからは、トビラフォンCloudが持つ特徴を3点解説します。
スモールスタートしやすい料金設定
トビラフォンCloudは、1セット（外線電話×1番号、外線同時通話数×2ch、内線番号×2番号）が月額3,300円で利用できるシステムです。1セットあたりの単価が安いため、スモールスタートが非常にしやすい料金である点が大きな特徴となっています。
さらに設備投資は一切不要であるため、装置設置の工事費も一切かかりません。個人事業主やベンチャー企業など、限られた予算しか通信費に回せない場合でも導入しやすい点は大きなメリットといえるでしょう。
スマートフォンに対応可能
トビラフォンCloudはスマートフォンに対応可能であり、テレワークや遠隔地の拠点との電話環境の構築が容易です。
アプリをインストールするだけで、会社のスマートフォンだけでなくプライベートのスマートフォンもビジネスフォンとしても使えます。この点は、端末購入費の削減につながるでしょう。
ビジネス活動に便利な機能が盛りだくさん！音声録音・発信元の特定・IVR
ビジネスに必要な機能が一通り揃っている点もトビラフォンCloudが持つ特徴です。音声録音や発信元特定機能、IVRなどを利用できるだけでなく、留守電機能や留守録機能、自動音声機能といった従来型の装置設置タイプが持つ機能も備えています。
豊富なオプションを展開しているため、自身のビジネス形態に合わせてカスタマイズを進められる点も特徴です。トビラフォンCloudさえあれば、一般的なビジネスフォンとして充分な運用が進められるでしょう。
クラウドPBXを使って効率的に業務を進めましょう。
効率的に営業活動を進めていく際には、自社の通信インフラをどのように整えていくかが非常に重要です。新たに事業を開始する際やオフィスを移転する際は、多くの機能やメリットを持つクラウドPBXの導入を検討してみましょう。
PBXの導入にあたり、できる限り費用を抑えたい方は、代表番号や支店番号などによる電話業務をクラウドでまとめて管理できる「トビラフォンCloud」がおすすめです。元々使っていたパソコンやスマートフォンがそのまま使えるため、端末代や工事費を抑えたい場合にも有用なシステムです。社の目的に応じてプランを選べますので、ぜひ一度無料トライアルをお試しください。
