社内ネットワークの構築に、クラウドPBXの導入を検討している方もいるでしょう。しかし、「FAX機能が使えないと困る」「既存の複合機を使いたい」という悩みをもつ方も多いのではないでしょうか。また、クラウドPBXサービスの選び方がわからない方もいるかもしれません。
この記事では、クラウドPBXでFAX機能を使用する方法からインターネットFAXのメリット、FAX機能付きクラウドPBXを選ぶポイント、おすすめのサービスを紹介しておりますので参考にしてください。
クラウドPBXでもFAXは利用可能
クラウドPBXでもFAXは利用できるので、安心して導入できます。FAXの利用について説明していきます。
FAXは、固定電話だけでなくクラウドPBXでも利用可能です。以前は固定電話よりスペックが低いと懸念されていましたが、テレワークの推奨などが要因となり、固定電話のスペックと同等のシステムが多くリリースされました。さらにクラウドPBXは、場所問わずFAXを利用できるなど、インターネット接続ならではの利便性を兼ね備えています。クラウドPBXだからといってFAXが使えないことはありません。
クラウドPBXでFAX機能を利用する方法
クラウドPBXでFAX機能を利用する方法には次の4つがあります。
・変換アダプターを使用する
・FAX番号をアナログ回線に戻す
・新規取得した番号に転送する
・インターネットFAXを使用する
いずれの方法でも現在使用しているFAXをそのまま利用できますが、NTTのアナログ回線番号がなければ番号を新規取得するか、インターネットFAXの導入が必要です。ここでは、これらの方法について詳しく説明していきます。
変換アダプターを使用する
FAXをVoIPアダプターという変換アダプターへ接続すれば、クラウドPBXでFAX機能を利用できます。VoIPアダプターはインターネット回線と接続するための変換アダプターです。FAXのデータをアナログ信号からデジタル信号に変換します。使用しているFAXをVoIPアダプターと接続するだけで、FAXを別途用意したりFAX番号を変更したりする必要はありません。
FAX番号をアナログ回線に戻す
デジタル回線であるひかり電話やIP電話を使用している場合、アナログ回線へ戻すことでFAX機能を利用できるようになります。NTTのアナログ回線からひかり電話またはIP電話へ電話番号を引き継いでいる場合は、元のアナログ回線へ戻すことが可能です。
ただし、ひかり電話やIP電話を導入する際に新たに番号を取得している場合は、アナログ回線へ戻す方法は使えません。
新規取得した番号に転送する
クラウドPBXを利用するための番号を新規取得することで、FAXおよび番号をそのまま使用することが可能です。使用しているFAX番号へ送られたFAXを新番号へ転送することによって、クラウドPBXを利用できます。ひかり電話やIP電話などで新たに番号を取得している場合、アナログ回線へ戻すことができないので、クラウドPBXの使用はできません。
アナログ回線の新番号を取得しクラウドPBXと接続できるようにすれば、転送機能を用いて、既存FAXでクラウドPBXを利用できるようになります。ただし、転送の度に通話料が発生することには注意しましょう。
インターネットFAXを使用する
クラウドPBX事業者が提供するインターネットFAXを利用する方法もあります。パソコンやスマートフォンからサーバーへデータを送ることで、データをインターネットから閲覧、FAXへ出力するといったことが可能です。FAXから紙として出力せずともパソコンやスマートフォンで閲覧できるので、ペーパーレス化の推進にも活用できます。
必要であればデータをFAXで紙として出力できるため、インターネットFAXに対応していない企業や紙としての保存が義務付けられている企業への送信も問題なく可能です。データ送信はインターネット接続されている端末から行えるので、外出先でもテレワーク中でもデータの閲覧やFAX送信ができます。
クラウドPBXでインターネットFAXを使用するメリット
クラウドPBXでインターネットFAXを使用するメリットは次の4点です。
・パソコンやスマートフォンからFAXを確認できる
・導入コスト・運用コストを削減できる
・複数拠点間でデータを共有できる
・ペーパーレス化の促進
クラウドPBXを利用すると、FAXの内容をインターネット上で閲覧できるので、印刷が不要となり印刷コストの削減やペーパーレス化の促進が可能です。インターネットを利用するので、遠隔地においてFAXデータの共有が簡単にできることもメリットになるでしょう。ここでは、これらのメリットについて詳しく説明していきます。
パソコンやスマートフォンからFAXを確認できる
インターネットFAXはインターネット接続している端末であれば、どこからでもFAXの内容を確認できます。送信もパソコンやスマートフォンからインターネットを通じて行えるので、FAXを送るために出社する必要もありません。インターネットFAXの活用で、テレワーク推進も効果的に行えるでしょう。
導入コスト・運用コストを削減できる
パソコンやスマートフォンから閲覧できるインターネットFAXなら、FAXでの印刷が不要なので、印刷するためのインク代や用紙代を節約できます。現在使っているFAXをそのまま使えるので、設備の導入コストは不要です。導入コスト、運用コストともに削減できるのがインターネットFAXの大きなメリットといえます。
複数拠点間でデータを共有できる
インターネットFAXはインターネット接続があれば利用できるので、複数の拠点にある電話機同士をつなげることも可能です。拠点が複数ある場合でも、データの共有がスムーズにできるでしょう。ただし、インターネット接続がなければ、インターネットFAXの利用ができないことには注意が必要です。
ペーパーレス化の促進
FAXで印刷することなく内容を確認できるインターネットFAXであれば、ペーパーレス化の促進が可能です。ペーパーレス化はSDGsの観点から環境に配慮した取り組みとして、注目している企業が多いでしょう。
クラウドPBXにはファイル共有機能が付いていることが多く、社内で書類の共有ができます。ファイル共有機能によって書類のファイリングが不要になるので、ペーパーレス化を加速させられるでしょう。
FAX機能付きクラウドPBXを選ぶポイント
FAX機能付きクラウドPBXを検討する際には、導入費用が気になるところでしょう。導入費用はサービスによって異なるので、必要な機能を選定し費用総額の見積もりを行います。利用後のトラブルを避けるためにも、送受信枚数の制限や対応機器についての確認も必要です。ここでは、FAX機能付きクラウドPBXを選ぶ際のポイントについて説明します。
導入費用
FAX機能を搭載しているクラウドPBXの導入には、一般的に初期費用や月額費用が必要で、金額は導入するサービスによって異なります。クラウドPBXの機能もサービスによって変わってくるので、必要な機能を洗い出すことから始めましょう。必要な機能が定まったら、費用総額の見積もりを出してもらいます。サービスによっては無料期間を設けているものもあるので、お試しで使用して検討しましょう。
送受信可能な枚数
FAX機能付きクラウドPBXを選ぶ上で気を付けることに、送受信可能枚数があります。月間で送受信ができる枚数や、1回ごとの送受信枚数の上限が設定されているサービスもあるので、業務に十分な枚数であるかどうかの確認が必要です。部署によって送受信の頻度や枚数に差があることも考えられるので、各部署へヒアリングして検討するのが良いでしょう。
対応機器
クラウドPBXサービスを選ぶ際には、対応機器を確認することもポイントです。サービスに対応していない機器を使用している場合は、クラウドPBXでFAX機能を利用できません。導入前に使用するパソコンのOSやスマートフォンにサービスが対応しているかどうかを確認しておきましょう。
クラウドPBXサービスならトビラフォンCloudがおすすめ
VoIPアダプターの使用や新規でPBX用に取得した番号に転送すれば、クラウドPBX でFAXを使用できます。ただし、ひかり電話やIP電話で番号を取得している場合にはアナログ回線へ戻すことができないので、アナログ回線の新番号を取得して転送を行うか、インターネットFAXの利用が必要です。
クラウドPBXでFAXを使うと、インターネットに接続している全てのパソコンやスマートフォンでFAXデータを閲覧、共有できるので、印刷が不要となりコストを削減できます。また、インターネット環境があるところならFAXを送信できるため、テレワークを導入しやすくなるでしょう。インターネットFAXなら複合機がなくてもパソコンやスマートフォンからインターネットを介してFAX送信、データの閲覧が可能です。
クラウドPBXサービスであるトビラフォンCloudは、これからクラウドPBXを導入する企業におすすめのサービスといえます。特別な設備は必要なく、個人のスマートフォンにアプリをダウンロードするだけで利用が可能です。アプリをダウンロードすれば、そのままビジネスフォンとして使用できるようになります。最短で翌営業日に開通できるので、すぐにクラウドPBXを使用したい方におすすめです。
トビラフォンCloudでは無料トライアルを行っているので、この機会に試してみてはいかがでしょうか。
