会社に設置している電話機には、様々な電話がかかってきます。顧客からの問い合わせ対応は重要ですが、一方で業務に支障をきたす迷惑電話も多くあります。不要な営業電話や、何度もしつこくかけてくる電話などは、業務の生産性低下や従業員のストレスにつながりかねません。
本記事では、会社にかかってくる迷惑な営業電話対策のポイントを解説します。
企業が迷惑電話対策をすべき理由とは？
不要な営業電話などの迷惑電話がかかってくる度に作業の手を止めていると、貴重な業務時間が無駄になります。本来の仕事に支障が出て、生産性が下がってしまう恐れがあります。
また、電話対応者は何度も迷惑電話がかかってくることによるストレスを感じてしまうこともあります。
また、相手方の「責任者はいますか？」といった曖昧な質問に対して、「〇〇は席を外しています」と答えてしまうと、個人名や役職を相手に知られてしまい、情報流出や更なる迷惑電話の増加につながってしまう恐れもあります。
迷惑電話を撃退できる対応方法は？
迷惑電話を撃退するために、どのような対応方法が適切なのでしょうか。
相手の会社名や用件を聞く
迷惑電話だとしても、会話が始まると電話を切りづらくなる場合があります。
そのため、会話の最初に相手の会社名と用件を聞いておくことは対策として有効です。会社名と用件をあらかじめ伺っておくことで、必要な電話なのかどうかを判断しやすくなります。
また、かかってきた電話が必ずしも営業電話とは限らないので、顧客の可能性があれば丁寧な対応が求められます。初めに会社名と用件を伺うことで、迷惑電話か顧客かの判断がつきやすくなります。
電話ができない場所にいることを伝える
不要な営業電話だと確定した時点で、電話ができない場所にいることを伝えるのも対処の一つです。
例えば、「電車に乗っているので」「会議中なので」など、すぐに対応できない旨を伝えます。
ただし、折り返しの電話がかかってくる可能性もあるため、電話を切った後すぐに着信拒否にするなどの対応も必要です。
早い段階で電話を切る
迷惑電話が長引くと自分の仕事に支障が出るため、早い段階で電話を切ることが重要です。ただし電話を切る際は、明確にこちらの意思を伝えなければ再度迷惑電話がかかってきてしまう可能性があるので、注意が必要です。電話を断る際は、「新規のお取引は控えさせていただいております」「必要な際はこちらからご連絡させていただきます」などとはっきり伝えましょう。
強めに断りたい場合は「当社ではそのようなご提案はお断りしております」「今後ご連絡は不要です」などと伝えましょう。慣れていない場合は、断り文句を定型文やマニュアルとして準備しておくとスムーズに対応できるでしょう。
効率よく迷惑電話を拒否する4つの方法
効率よく迷惑電話を拒否するための4つの方法をご紹介します。
迷惑電話対策機能の活用
迷惑電話対策機能を活用し、自動で対策する方法は効果的です。自社の電話帳に登録していない番号からかかってきた場合に、「この通話は迷惑電話防止のために録音されます」などの音声を流すと、録音を避けようとする悪質な業者などが通話を切ることがあります。迷惑電話を自動で検知してブロックしてくれるサービスもあり、活用すれば迷惑電話そのものに出る必要もなくなります。
IVRの導入
IVRとは、Interactive Voice Response（自動音声応答）のことで、あらかじめ設定された自動音声アナウンスで電話に応答するシステムのことです。コールセンターなどに導入されていることも多いシステムです。IVRを導入すれば、自動音声アナウンスが対応するため、担当者が直接電話の対応をする必要がなくなります。また、IVRで電話の内容によって流す自動音声アナウンスや対応する担当者を振り分けることで、必要な電話にだけ対応するようカスタマイズすることも可能です。活用方法によっては、迷惑電話に対しては自動音声のみで対応を完結させるなどの対処もできます。
電話番号の着信拒否設定をする
迷惑電話や不要な営業電話だとわかった時点で、その電話番号をすぐに着信拒否設定し、ブロックすることも対策の一つです。社内で迷惑電話番号を共有することで、社員全員が迷惑電話の対策をすることもできます。迷惑電話を一括でフィルタリングしてくれるサービスを搭載すれば、会社で使っているすべての電話機で迷惑電話に対して着信拒否設定が行われるので便利です。
クラウドPBXの導入
クラウドPBXの導入を検討するのも一つの方法です。IP電話でビジネスフォンの機能が使えるクラウドPBXサービスの中には、迷惑電話対策機能が付属しているものがあります。会社の固定電話を撤廃しクラウド化するタイミングなどで、迷惑電話対策機能のついたクラウドPBXサービスを導入すれば、一石二鳥で課題を解決できます。
迷惑電話対策におすすめのトビラフォンCloudのメリット5つ
迷惑電話対策におすすめのクラウドPBXサービスとして「トビラフォン Cloud」があります。
「トビラフォン Cloud」を導入する5つのメリットをご紹介します。
楽に迷惑電話をお断りする自動ブロック機能を搭載
「トビラフォン Cloud」では、しつこい営業電話などの迷惑電話番号約3万件が登録されたデータベースが活用されています。迷惑電話対策機能をオンにすることで、迷惑電話番号に該当する番号からの着信を自動で判別し拒否してくれます。また、迷惑電話番号以外に、事業者の電話番号と名称情報が500万件以上登録されており、初めてかかってきた場合でも相手の会社の名前がすぐにわかる便利な機能があります。
電話対応の手間を省くIVR機能搭載
「トビラフォン Cloud」にはデフォルトでIVR機能が搭載されているので、自社に合ったIVR対応を設定し、無駄な電話対応の手間を省くことができます。「弊社にご提案の電話は◯番を押してください」とし、自動音声の対応のみで済ませる設定をすれば、電話対応者の負担を軽減できます。
クラウドPBXのメリットが充実
「トビラフォン Cloud」はクラウドPBXサービスなので、外線だけでなく社内の内線代わりにも使うことができます。離れた支社やテレワーク中の従業員、外出中の従業員に電話をかける際に外線ではなく内線で発信することが可能になるので、通話料の節約にもつながります。
個人スマホをビジネススマホにすることも可能
クラウドPBXを利用すれば、社員が持つスマホに専用のアプリを入れるだけで簡単にビジネスフォンとして同様の機能を利用できます。スマホで会社宛の電話が取れるため、固定電話が必要なくなり、電話対応のために出社する必要がなくなります。スマホでどこにいても電話を使えるようになるので、テレワーク時にも便利です。
設置コストの安い「050」番号が使える
「トビラフォン Cloud」では、「050」番号が利用できます。
「050」番号は加入電話番号よりも設置コストや初期投資が安く済みます。また、市外局番をなくすことで全国どこからでも電話をかけやすくなるメリットもあります。地域に縛られない事業を行う場合は、「050」番号にすることで全国の様々な地域の顧客が電話をかけやすくなるメリットがあります。
参考：https://tobilaphone.com/biz/cloud/
トビラフォンCloudなら迷惑な営業電話を簡単に着信拒否できる
迷惑な営業電話の着信拒否方法についてご紹介しました。営業電話への正しい対処法を知り、電話業務の無駄解消や生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。
本記事でご紹介した「トビラフォン Cloud」を活用し、迷惑電話の対策に成功した企業の導入事例もあります。また、迷惑電話を簡単に着信拒否できる機能に加え、通話録音、IVR、内線機能など様々な機能が利用でき、業務効率化を図ることができます。迷惑電話を撃退し、会社の電話対応をより効率化させるツールとして、ぜひ「トビラフォン Cloud」をご活用ください。
