会社の固定電話にかかってくる迷惑電話に困っていませんか？
しつこいセールスや悪質な勧誘などの電話に対応をしていると、大切な業務時間をどんどん奪われてしまいます。だからといって、電話に全く出ないわけにもいきません。
営業電話などの無用な迷惑電話を効率よく防止するための方法をご紹介します。
詐欺を目的とした迷惑電話増加が社会問題に
電話をきっかけに起きる特殊詐欺被害は長年の社会問題となっています。ビジネスにおいても、悪質な迷惑電話が業務の支障になっている企業は多くあります。
2020年の特殊詐欺の認知件数は13,550件、被害額は285.2億円に上っています。手口が年々巧妙化していると同時に、トークや騙し方はその時々の時事ニュースに合わせて変化します。
迷惑電話対策サービスを提供するトビラシステムズ株式会社によると、固定電話にかかってくる電話の5件に1件が迷惑電話といわれています。また同社の調査では、迷惑電話のうち約６割は悪質営業や勧誘の電話だということです。
迷惑電話への対処法5選
※画面は撮影用のイメージです
迷惑電話はどのように対策するのがよいのでしょうか。固定電話でできる５つのポイントを紹介します。
留守番機能を有効活用する
留守番電話機能付きの電話機を使い、常に留守録設定にしておく方法があります。
留守電に録音された相手の声や内容から判断し、知っている相手や自社の電話帳に登録している電話のみに応答したり、必要な内容の電話にだけ応答したりするなどの方法です。
不要な電話に応答する必要がありません。
ただし、デメリットとして、知っている相手の電話にもすぐに応答できない点があるため、業務に支障が出てしまう場合があります。
また、電話機が留守番電話機能付きではない場合は利用できません。
ナンバーディスプレイを利用する
ナンバー・ディスプレイとは、電話をかけてきた相手の番号を電話機のディスプレイに表示するサービスです。
相手先の電話番号を事前に把握することができるので、電話に出る前に心の準備ができるのはもちろん、相手によって対応者や対応方法を変えることができます。
ディスプレイを確認し、知っている相手からの電話のみに応答するようにすれば、不要な営業電話や勧誘電話に対応する必要がありません。
また、ディスプレイを見て電話に出るべきかを判断することができるので、留守電機能よりもスピーディーに応対ができます。
ナンバー・ディスプレイは標準で装備されている機能ではなく、ナンバー・ディスプレイに対応した電話機で付加するオプションサービスです。必要な場合はナンバー・ディスプレイの利用契約をしましょう。
着信を拒否する
着信拒否をするのも迷惑電話対策方法の一種です。
着信拒否設定は、３つの方法があります。
1：ナンバー・リクエストを活用する
ナンバー・リクエストは、電話番号を通知せずにかけてきた相手に、番号を通知してかけ直すように自動音声を伝えることができる便利な機能です。
着信音も鳴らないので、業務を邪魔される心配もありません。
わざわざ受話器を取って相手を確認しなくてもいいため、非通知でかけてくる不審な電話に対応する必要がなく安心です。
ナンバー・リクエストの利用には、ナンバー・ディスプレイまたはナンバー・アナウンスのオプション契約が必要です。
また、利用にあたり工事費が発生する場合があるので、価格など利用に関する詳細情報をよく確認しましょう。
2：電話機の「非通知拒否機能」を活用する
ナンバー・ディスプレイを利用している場合、電話機に「非通知拒否機能」が設定されていれば、前述のナンバー・リクエストを契約することなく非通知からの電話を着信拒否することができます。
非通知でかけてくる嫌がらせ電話や不当なクレーム電話などの防止につながります。
非通知拒否機能の付いた電話機が必要ですので、利用時は対象の電話機かどうか確認しましょう。
3：迷惑電話おことわりサービスを活用する
迷惑電話を受けた直後に、電話機からダイヤル操作で拒否設定をすることで、次回から同じ電話番号から着信があった場合に受電を断る自動音声を流すことができます。
迷惑電話おことわりサービスで特定の電話番号からの電話を着信拒否する方法は以下です。
①迷惑電話があった後、一旦電話を切り、受話器をあげて「144」をダイヤル
②ガイダンスに従い、「2」をダイヤルすると直前にかかってきた電話番号が「迷惑電話」として登録される
利用にあたり工事費が発生する場合があるので、価格など利用に関する詳細情報をよく確認しましょう。
迷惑電話対策機能を利用する
電話機に搭載されている迷惑電話対策機能を利用するのも、迷惑電話対策におけるポイントです。
指定番号着信拒否機能
電話機の迷惑電話番号リストに着信したくない番号を登録することで、拒否したい電話番号からの着信に対してお断りメッセージを流し、着信音を鳴らさないようにする機能です。
着信したくない番号がわかっている場合は、着信拒否リストに登録しておくのがおすすめです。
迷惑電話切断きっかけ音
話中にできるだけ相手に失礼のないように迷惑電話を切断するために、「迷惑電話切断きっかけ音」を送出する便利な機能もあります。
ドアホンの音や通話途切れ音を流し、来客や通信の途切れを装うことで、相手にできるだけ不快感を与えずに電話を切るきっかけを作ることができます。
通話録音機能
通話録音機能が付いている電話機や、通話録音ができる外付け機器を使用することも迷惑電話対策としておすすめです。
通話開始と同時に録音が自動で行われるものもあります。録音前に「この通話は録音されています」と流れる自動音声メッセージを活用すれば、迷惑電話やいたずら電話に対する牽制にもなります。
迷惑電話によるトラブル時には、通話録音があれば迷惑被害の証拠にもなります。
電話番号を変える
あまりにも迷惑電話がひどい場合は、最終的な対策として電話番号を変更するのも手段の一つです。
ただし、新しい電話番号の取得や再周知にかかる手間やコストなど、変更に伴う詳細情報を考慮するよう注意が必要です。
迷惑電話対策の専門企業が提供するサービスを活用
迷惑電話対策を専門として様々なサービスを提供する企業もあります。
弊社トビラシステムズが提供するサービス等を活用し、ビジネスでの迷惑電話対策が可能です。
トビラフォン Biz（トビラシステムズ株式会社）
トビラフォン Bizは、迷惑電話対策、通話録音システム、集中管理システムを搭載し、ビジネスフォンの業務効率化・顧客満足度向上を実現する機器です。
回線終端装置と、ひかり電話対応アダプターやPBXへのLAN接続を行うことで利用します。
現在会社で使用しているビジネスフォンを変更せずに迷惑電話対策ができるので、大掛かりな設備投資が不要です。
トビラシステムズの約3万件の迷惑電話データベースに合致する番号からの着信を自動遮断する機能や、迷惑電話に対して自動音声アナウンスを流す機能、通話録音機能などが搭載されています。
https://tobilaphone.com/biz/gw/
トビラフォン Cloud（トビラシステムズ株式会社）
トビラフォン Cloudは、クラウドPBXの仕組みを活用したクラウド型ビジネスフォンサービスです。
スマホに専用アプリを入れておけば、社用の電話番号での発着信をスマホで行えます。
専用アプリから電話することで、プライベート番号と社用番号の通話料金や着信履歴を分けることができます。
前述のトビラフォン Bizと同様の機能が利用できます。トビラシステムズの約3万件の迷惑電話データベースに合致する番号からの着信を自動遮断する機能や、迷惑電話に対して自動音声アナウンスを流す機能、通話録音機能などが搭載されています。
さらに、自社の電話帳に登録していない番号を発着信した際も、トビラシステムズの約500万件の事業者番号データベースに合致する場合は自動で名称を表示するので安心して電話が取れます。
https://tobilaphone.com/biz/cloud/
迷惑電話自動ブロック（KDDI株式会社）
国内で初めて、特殊詐欺や悪質セールスなどの迷惑電話の固定電話への着信を専用機器不要で自動遮断するサービスです。
迷惑電話自動ブロックは、KDDIが全国のケーブルテレビ各社と提携している固定電話サービス「ケーブルプラス電話」のオプションサービスとして提供されています。
迷惑電話対策専門企業のトビラシステムズの迷惑電話番号データベースを活用し、ネットワーク上で迷惑電話を自動遮断します。
https://www.kddi.com/catv-service/denwa/option/meiwaku-block/
電話の機能や専門サービスを活用し迷惑電話を撃退
固定電話にかかってくる迷惑電話対策のポイントをご紹介しました。
迷惑電話を対策できる電話機の機能やオプションサービスなどを利用して、業務の妨げとなる悪質営業などの迷惑電話を遮断し業務効率化を図りましょう。
迷惑電話対策をはじめ、業務効率化や顧客満足度向上にもつながる様々な機能がクラウドで利用できる「トビラフォン Cloud」は、テレワーク、社内教育、業務管理、情報共有などに活用できる機能が満載です。
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