PBXの中でも今最も注目されており、多くの企業による導入が加速しているクラウドPBX。
これまではクラウドPBXを使った電話環境のメリットを、企業側・利用者側の立場で複合的にいくつかご紹介してきました。
今回は企業側に特化して、コスト削減などのメリットについて触れていきたいと思います。
クラウドPBXにおける企業のメリットは、大きく分けて「コスト削減」「業務効率化」延いては売上に貢献する、といったものがあります。
IP電話・クラウドフォンとしてスマホ用アプリが増えてきました。
利用する側にとっては、社外にいても代表宛ての電話を取れたり、テレワーク利用をしたり、手持ちのスマホにインストールするだけで使えるようになるといったメリットが注目されています。
企業側にとってのメリットはコスト削減や情報管理の面、また無駄な電話を減らすといった業務効率化に貢献できるというところです。
クラウドPBXについてはこちらをご覧ください。
参考：クラウドPBXとは？無料？これだけ押さえておけば大丈夫！
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クラウドPBXによるコスト削減
- 内線通話費用がかからない
- 設備投資費用がかからない
- PBX機器のための場所の用意をする必要がない
そもそもPBX自体を導入していない場合、内線通話というものができません。
同じ社内にいるのに電話をかけると外線の扱いとなり通話料が発生します。
PBXを導入することで内線通話が可能となり、その通話料は0円(無料)です。
さらにクラウド型のPBXを導入すると、内線通話料はもちろんのこと、まずは設備投資費用がO円(無料)になります。
当然のことながらクラウド上にPBXがあるため、社内に設備を置く必要がないからです。
この時点でかなり大きなコスト削減となります。
クラウド型ではないPBX機器は値段そのものが高額な上、設置するための場所も必要とするため、そのためだけにスペースを確保しなくてはなりません。
極端な考え方にはなりますが、そのスペース分の家賃を支払う必要もあります。
さらにクラウド型ではないPBXの場合設置や配線をしてもらう業者の手配が必要になります。
費用がかさむことは説明するまでもありませんね。
このようにオフィス用電話に必要な機器を導入するだけでかかる費用がスッキリ0円(無料)で済んでしまうことは、経営者の方にとっては手放しで喜べる大きなメリットではないでしょうか。
クラウドPBXによる情報管理
- スタッフの持つ情報の一元化
- いつでもどこでも情報を確認できる
- 情報を共有することで対応ミスや漏れがない
クラウドPBXの場合、どこで電話をしていても、いつ顧客情報を登録しても、その内容全てがクラウド上に集約されます。
各スタッフのメモ書きを頼りに顧客リストを作り上げる必要もなく、誰かが抱えている情報はどこにいても誰もが確認することができます。
経営者にとって、スタッフ一人一人が抱えている顧客情報は宝のようなものであり機密情報でもあります。
常に全てを把握できる状況は、会社にとってもスタッフにとっても大切なことです。
担当者不在時に他者が代わりを務めるにあたって、どういった顧客なのか、どういった対応が必要なのか、などの情報は必須項目です。
あらゆる情報をいつでも共有できるクラウドPBXは情報管理の面においても優れていると言えるでしょう。
クラウドPBXによる業務効率化
- 電話対応のためにオフィスに戻る必要がない
- 情報が一元化されるため情報共有の手間がない
- 情報の共有で機会損失がなくなる
従来のPBXでは、外出中の顧客からの電話には出ることができませんでした。
クラウドPBXを導入することによりスマホをビジネスフォンとして利用できるようになるため、担当者不在時に電話対応のために急いでオフィスに呼び戻す必要がありません。
どこにいても迅速な対応ができるため業務効率の改善になります。
また、クラウド上に情報があることにより「週明け○○様に要連絡」「○○様はメール不可」などをスタッフ間で伝え合う手間と時間が必要なくなります。
何度かご紹介してきましたが、クラウドPBXには迷惑電話をブロックする機能がついたサービスもあります。
この機能により、迷惑電話への無駄な対応時間を減らし、大事な電話に時間を充てることで業務効率もアップします。
ビジネスフォンの機能は備えているため、担当者が大事な電話に出られない場合でも別の人が電話を受けることが可能です。
クラウドPBXによる売り上げ貢献
情報管理、業務効率化、これら可能とするクラウドPBXを導入すると、外出していたがために連絡のタイミングを逃すことや、情報の共有ができなかったがために顧客への対応がうまくいかず機会損失してしまうことも防ぐことができます。
このように、クラウドPBXの導入は業務効率化にも繋がり、結果として売上そのものにも貢献していくことをご理解いただけたのではないでしょうか。
まとめ
いかがでしたでしょうか。ビジネスフォンの導入がまだの場合、PBXではなくクラウドPBXの導入が望ましいと分かりました。今後の電話環境におけるランニングコストを考慮しクラウドPBXに切り替えることをおすすめします。
突発的な災害時や、やむを得ず出社できない時など、クラウドPBXの環境であれば電話対応業務が滞りなく可能となり会社へのダメージは最小限に抑えられます。
チャットツールやオンラインツールなどがコミュニケーション用ツールとして広まっていますが、急ぎの用件やメールするまでもないといった場面が多くあることを考えると電話そのものが廃るということは考えにくく、経営者にとってクラウドPBXの導入は優先されるべきことと感じられたかと思います。
大事な電話が繋がらないがために機会損失し、損害を被ってしまっては元も子もありません。
今のこの時代、テレワークといった新しい働き方も視野に入れていく必要があります。
早い段階でクラウドPBXを導入していくことが、今後の時代を生き残るための鍵となります。
参考：クラウドPBXとは？無料？これだけ押さえておけば大丈夫！
参考：コスト削減・業務効率化・働き方改革「トビラフォン Cloud」
