起業したての方や支店の増設を考えている方などはシェアオフィスのレンタルを視野に入れて検討されている方もいるかと思います。
また、新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、多くの企業がテレワーク導入を進めてきましたが、自宅に仕事をする環境が整っていない場合もあります。
今回は新たな働く場所として再注目され始めたシェアオフィスについて、電話問題にスポットを当てご紹介したいと思います。
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起業時、起業準備時、まだまだ従業員数も少ない規模でオフィスが必要な時に利用されるシェアオフィス。
レンタルオフィス・コワーキングスペース・サテライトオフィス・バーチャルオフィスなどがありますが、サテライトオフィスとバーチャルオフィスの二つは少し意味合いが異なります。
●サテライトオフィス
本拠地から離れた地に設けられた規模の小さなオフィスのことです。
スタッフの自宅から近い場所を選ぶことで、移動距離を減らし通勤時間を減らすことができます。
支店という立ち位置ではなく、専門職スタッフだけの利用だったり特定の部署の利用だったりと、あくまで本拠地とは異なるオフィスです。
●バーチャルオフィス
仮想のオフィスです。
実際にその場所で働くわけではなく、「住所」のレンタルといったイメージになります。
そのため価格が低い事が多く、コストも抑えられるため会社の登記のために契約がされることが多いようです。
一方、レンタルオフィスやコワーキングスペースと称されるシェアオフィスは、様々な会社やグループ、一部の部署などが共同で使用するオフィスを意味します。
会社ごとにブースが分かれていたり、同一スペース内でフリーアドレスに利用できたりと、小規模な会社の利用が多くみられます。
例として、起業したてで社員の少ない場合の利用、個人で立ち上げた会社をしばらくひとりで運営する場合の利用などが当てはまります。
こういった場合、電話番号を取得してないことが多いのも事実です。もしくはどのように準備したらいいのか迷っている方もいらっしゃいます。
シェアオフィスでは、電話機のレンタルであったり、電話番号をレンタルするサービスもありますので一度問い合わせてみる事をお勧めします。
ただ、気を付けないといけないのは、将来的にシェアオフィスの利用をやめて自社オフィスを構えることになった時です。
何に気を付けないと危険なのか？シェアオフィスそれぞれの違いに触れながらご紹介していきます。
レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースの違い
厳密な線引きがないという面もありますが、まずはおおまかに理解しておきましょう。
起業を考えている方は特に利用する場面が出てくるかと思います。
レンタルオフィス
個室スペースや、複数名規模の会社として使用できるスペースをレンタルするオフィスです。
コピー機や会議室は他の利用者と共有することができたり、来客時の対応をしてくれるサービスもあったりと、人件費や機材導入にかかる費用など自社オフィスを構えるよりもコストを抑えることが可能です。
コワーキングスペース
同一スペースを、複数の契約者が使用できたり、それぞれ固定された場所を提供されたりするわけではなく、フリーアドレスでの使用となります。
イベント事が行われるといった利用者同士のコミュニケーションが重要視されていることが多くみられます。
テレワークなどで人との会話が減ったり孤独を感じてしまうようになったりしてしまうような精神面で抱えてしまう課題を、コミュニケーションを図ることで解決させる効果もあります。
シェアオフィス
レンタルオフィスやコワーキングスペースの総称です。
そもそもこれらの働き方の呼称に厳密な定義はないため、同一スペースを複数の契約者が使用するケースもありますし、個人スペースとして借りることもできたりします。
コワーキングスペースのようなケースでは、電話でのやり取り専用の場所が設けられています。
また、新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、多くの企業が在宅勤務などのテレワーク導入を進めてきました。
在宅勤務においては、働くための環境が整っていないなどの理由でこのようなシェアオフィスが利用されるケースが見られます。
こうした一時的・中長期的に働く場所では、電話についてどのように考えておけばいいのでしょうか。
固定電話が使われるシェオフィスにおけるメリットデメリットの例を見てみましょう。
メリット
- 電話機が用意されているオフィスの場合、自身で電話機を用意する必要がない。
- 常駐の受付が電話取り次ぎなどの対応をしてくれる。
- 03番号から携帯への転送をしてくれる。
起業したばかりの会社は、設備投資費用が大きな負担としてのしかかります。
あらかじめ電話機が用意されていれば、自前の電話機を用意する必要がなくなりコストを抑えることができます。
また、窓口として電話対応や取り次ぎをしてくれるサービスであれば、いつかかってくるかわからない電話を気にするストレスから解放されるため、業務の効率化にも繋がりますね。
携帯転送サービスは、外出時や移動中などの電話を取りこぼすことがなくなるため、機会損失を減少させます。
レンタルしているという感はぬぐえないものとなります。
デメリット
- レンタルオフィスから提供する電話機を借りる場合、レンタル料が発生する。
自身で契約するよりも高額になる場合もある。 - 隣のブースとの距離感や、仕切りの具合で声が聞こえてしまうことがある。
- 電話機1つの場合、他の人が発着信する際に電話機まで移動する必要がある。
- 電話機に近い人が対応するため、担当者からの折り返しが多くなる。
- 電話番号もレンタルの場合、移転時に電話番号を持ち出すことができず、再度取得が必要。
移転先が自社オフィスとなる場合、電話機やPBX機器の導入、購入が必要になる。
電話機が用意されていない場合、レンタル料金がかかる可能性も考慮しなければいけません。
短期間のシェアオフィスの利用であれば問題はありませんが、長期間の利用となると自費で電話機を購入したほうが出費を抑えられる可能性もあるため、電話機については事前にしっかりとした計画を立てておく必要があります。
また、シェオフィスの性質上、他社のスタッフもすぐそばにいる形になります。
距離感によっては窮屈に感じることもあるでしょう。電話での会話や、打ち合わせ内容、大事な商談の内容も聞こえてしまうという危険性も含んでいます。
複数の電話機が用意できない場合は常に電話番を立てる必要があり、取り次ぎ時にお待たせしてしまったり折り返し対応となってしまったりすることがどうしても多くなってしまいます。
シェアオフィスの規模やデスクの配置位置も選別のポイントとなるので事前の下見も重要です。
一番気をつけないければいけないのが、電話番号をレンタルする場合です。
時間をかけて浸透した電話番号は、自社オフィスを構える際に返却する必要があります。
再度取得する手間や費用もかかる上に、顧客に対しては電話番号が変わることをあらためて伝えなければいけません。
すぐに連絡がつかない場合もありのちにトラブルを招きかねません。
電話番号に関しては初めから自前のものを用意しておくことが大切です。
いかがでしょうか。電話においてはデメリットが目立つ結果となりました。
簡易的に利用できるオフィスとして使い勝手は良さそうですが、電話に関しては気を付けることが多くあるのだとおわかりいただけたと思います。
レンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースで利用するべき電話とは
ここで注目すべきはIP電話・クラウドフォンで使われる050番号です。
IP電話番号である050番号は、地域を管轄する電話局に電話番号が紐づけられていないため、「03=東京」「06=大阪」のような電話番号とは異なり、オフィス移転時に電話番号を変える必要はありません。
事務所を引越したとしても同じ番号を使いながらビジネスを続けられるということになります。
また、アプリとしてスマホに入れられるものも多くなってきており、オフィス外に出てビジネスの電話を発着信できるという便利な面もあります。
シェアオフィスなどで電話番号を借りて運用するよりも、将来的に050番号を取得しておいた方が利便性において勝ることはあきらかではないでしょうか。
また、働き方改革の一環としてスポットを浴び始めたワーケーションという言葉はご存知でしょうか。
ワーク(働く)とバケーション(休暇)を組み合わせた造語で、旅行をしながらテレワークするという働き方のスタイルを指します。
ワーケーションをするにあたっても、場所に捉われない050番号の取得は利便性のあるものになります。
このように050番号を持っておくことは新しい働き方を促進していく上でも、また臨機応変に働き方を変えることができるという点においてもなくてはならないステータスとなっていくのは明らかではないでしょうか。
まとめ
コロナ禍をきっかけに、新しい働き方としてテレワーク勤務の方が増えてきましたが、自宅で仕事ができないような環境の方はシェアオフィスなどを利用せざるを得ませんし、環境も快適になっているものがたくさん出てきています。
働き方が多様化してきた今、スタートアップとして、また自由な働き方としてこのようなスタイルが増えてきました。
ただ、どうしても賃貸契約とともに電話番号の取得は必要になってきます。
電話において将来的なことを考えると、どこにいても使える050番号のIP電話を導入するのをおすすめします。
お客様との窓口である電話番号を変えたくないがために、無理してまでシェアオフィスを利用し続けるのは本末転倒ですし、いずれ自社オフィスを構えることになった際にこういった危険性が潜んでいることを知らずにいるのは、もったいないことでもあります。
これまで場所に紐づいてきた電話番号は、働くスタイルが多様化した今、個人に紐づく電話番号となりつつあります。
私用の電話番号とは別に、ビジネス用の電話番号として050番号を取得されてはいかがでしょうか。
