ビジネスフォン、一般的には会社に行かないと使えませんが、不便だと感じたことはありませんか？
今までの固定型ビジネスフォンがどれだけ不便だったか、今回ご紹介するアプリ型ビジネスフォン知っていただくことで感じていただくことができるかと思います。
いわゆる社用携帯とは違って、スマホにアプリを入れるだけで使えるビジネスフォンです。
最近登場した機能も見逃せないポイントとなっています。
アプリ型ビジネスフォンで便利な点と言えば、まずはなにより自由に持ち歩くことができるという点です。
会社にある固定電話の前に行くことなく会社への電話を受け取ることができる、それだけで働き方の選択肢も広がります。
今回はアプリ型ビジネスフォンの最新機能と併せ、魅力的な機能をいくつかご紹介していきます。
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ストレスフリーなビジネスフォン
アプリ型ビジネスフォンは、会社から配布される社用携帯と何が違うのでしょうか。
会社としては、スタッフが増えるたびに配布する携帯電話の費用負担は決して小さいものではありません。
かといってスタッフ個人の携帯電話を使わせてしまうと、お客様に個人の電話番号を知らせてしまうというリスクもあります。
また、社用携帯を使う側にとっては、固定型のビジネスフォンのような営業時間のコントロールや休日の調整などができないことが不便に感じられることが多いのではないでしょうか。
営業時間外だとしても電話は鳴ってしまうため、プライベートな時間にまでお客様から電話がかかってきてしまうことも考えられますし、休日であってもお客様からの電話が鳴ってしまい、気付かずに出られなかったことを叱られたなんて話もあります。
固定型ビジネスフォンのように営業時間を管理できれば・・・
そんな不便さを解消できるのが今回ご紹介するアプリ型ビジネスフォンに登場した最新機能です。
アプリを使えば個人の電話番号とは別の050番号で発着信が可能となるため、個人のプライベートな電話番号を知られることがないのはもちろんのこと、アプリでありながらビジネスフォンの機能を持ち合わせているため、従来のビジネスフォンと同様に営業時間や休日をスケジューリングすることも可能です。
例えば、営業時間外にかかってきた電話には営業時間外であることをアナウンスしたり、土日はお休みであることのアナウンスを流したり、など電話を鳴らす鳴らさないのスケジューリングを曜日や時間単位で区切って使うことができます。
社用携帯とは違ってプライベートな時間は守られることになります。
逆に発信時にも同じようにスケジューリングすることが可能で、営業時間外に電話をかけさせないということもできるため、会社としてはスタッフの勤怠管理もできます。
固定型ビジネスフォンにはない魅力
アプリ型ビジネスフォンの新しい機能 魅力その1
ビジネスフォンには同一電話番号にかかってくる電話を複数の電話機で鳴らす機能があります。
グループ着信と呼ばれるものですが、毎回電話に出る人が異なる可能性もあり、自身が担当でない場合には転送を使って他のスタッフに繋ぎ直すという場面はよくある光景です。
最近では「前回対応した人に対し優先的に着信させる」という機能が登場しました。
グループ着信でありながら、前回最終的に対応した人の端末を先に鳴らす、という機能です。
電話をかける側にとってもメリットがあり、電話を受ける側も転送で繋ぎ直すといった無駄な時間が発生することを抑えることができます。
もちろん「前回対応した人」がすぐに出られない場合は、その他の端末に着信されるようになっています。
ちょっとした気遣いともいえる機能ですが、これがあるだけで複数のスタッフの業務効率化に繋がりますし、なによりクライアント側からもスムーズな対応ができる会社だという印象を持っていただけることができます。
アプリ型ビジネスフォンの新しい機能 魅力その2
MicrosoftのTeamsやSkypeで重宝されている状態表示。
応答不可や、退席中であることなどを同じユーザーに伝える機能ですが、最新機能として同じような機能が搭載されています。
内線電話帳で各ユーザーの状態を確認することができ、状態を見える化することでお互いの状況を確認できるため、無駄に連絡を入れてしまうといった手間を避けられます。
一方で、手が離せない時に何度も電話がかかってくる煩わしさからも解放されます。
アプリ型ビジネスフォンの新しい機能 魅力その3
取引先が増えてくると、電話をかけたい相手を電話帳からすぐに見つけるのが困難になってきます。
新しい機能では、検索機能があったり、よく使う連絡先の項目が自動で生成されたり、さらにはお気に入り登録することが可能になりました。
頻繁に電話をする相手をお気に入りに登録しておけば、いつでもスムーズに連絡を取ることができるようになります。
まとめ
大きく3つの魅力をご紹介しましたが、アプリ型ビジネスフォンには固定型ビジネスフォンにはなかった便利な機能が増えてきているのがお分かりいただけたと思います。
従来の固定型ビジネスフォンにかかる設備投資費用もなく、導入までの時間もスピーディでアプリとしてスマホに入れるだけなので働く場所も選ばない、しかも多機能になったアプリ型ビジネスフォンはこれからのビジネスの強い味方になるでしょう。
オフィスの移転時に、設備を再構築する必要もなくそのままアプリを使い続けることができるのも魅力のひとつです。
社用携帯時代にあった2台持ちも必要なくなり、アプリで身軽に便利になりました。
今後を見据えてアプリ型ビジネスフォンの導入を考えてみてはいかがでしょうか。
