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業務効率改善を実現するクラウドFAXとは?メリットやサービス比較のポイントを解説

本記事では、クラウドFAXのメリット・デメリットにはじまり、おすすめのクラウドFAXサービスまでご紹介をしていきます。

クラウドFAXを利用することで、大幅な業務改善ができる可能性がありますので、FAXを頻繁に使う企業は必見の内容です。

では、さっそくみていきましょう。

 

複合機不要の「クラウド型FAX」とは

「クラウド型FAX」受信サービスは、これまで複合機やFAX機で受信していたFAXをネット上で受信するサービスです。受信する形式も、これまでのように紙で受信するのではなく、PDF形式でクラウド上に保存されたものを確認することになります。

印刷の手間がなくなるだけでなく、PDFを編集してしまえば、そのまま電子メールに添付して返信したり、社内共有が可能に。

自動化によって、大量の送受信を効率的に行えるため、何度も間違えないようにFAX番号をプッシュし続けるというような負荷の高い作業もほんの数分で完了することができます。

 

また、FNXをはじめとした発注書・納期回答書・支払通知書などの帳票を自動でFAX送信する、クラウド型の帳票FAX送信サービスも人気です。

 

ちなみに、このクラウド型FAXは、広い意味で「インターネットFAX」と呼ばれることもあります。ただし、インターネットFAXと呼ばれる際は、インターネット回線を利用したケース、既存の電話回線をそのまま使っているケースなど、いわゆるクラウドFAXよりも幅広いサービスを意味します。

 

クラウド型FAXのメリット・デメリット

ここからは、クラウド型FAXの利用を検討する際に、知っておくべきメリット・デメリットをご紹介します。

 

4つのメリット

 

データ保存・返信などが簡単で業務効率アップ

データでやりとりができるため、保存・返信の手間を軽減することができ、業務効率化につながります。また重要なFAXを誤って紛失してしまうといったリスク回避にもつながります。

 

テレワーク推進に効果的

クラウド型FAXであれば、ネット環境さえあればFAXの送受信ができるため、出社しなければ確認できない、FAX送信のためにコンビニまで走る、といった問題も解決ができます。テレワーク環境を整備するならクラウドFAXを導入する優先度は上がります。

 

ペーパーレス化を実現

社内のペーパーレス化を促進し、用紙の準備やトナーの交換なども不要に。そういった意味でも効率化ができるだけでなく、経費削減もでき、環境にも配慮した業務が可能になります。

 

 

BCP対策に取り組める

オフィスに出社ができない事態を想定した場合にもクラウドFAXは有効です。非常時に少しでも業務を止めないことを考えるなら、BPOの対策の一つのソリューションとして検討の価値は大いにあります。

 

3つのデメリット

 

受送信にインターネット環境が必須

クラウドFAXの場合は、インターネット環境とパソコン(PC以外で代替も可能)が必須になります。インターネット環境が整っているケースの方が多いとは思いますが、注意が必要です。

 

受信見落としが起こりやすくなる

複合機やFAX端末をチェックに慣れている方、ネットを頻繁に利用しない方は、FAX受信の見落としが起こりやすくなる可能性もあります。

 

手書き資料を送りにくい

クラウドFAXで手書きを資料を送る場合には、基本的にはスキャンで資料を一度読み込むことが必要なため、一工程増えることもデメリットと言えます。

 

クラウド型FAXサービスを比較検討するポイント

ここからはクラウド型FAXサービスを選ぶ際のポイントをご紹介していきます。

 

既存FAX番号を使えるかどうか

FAX番号の変更には、ホームページや名刺情報の修正や、顧客に周知するなど、大きな手間がかかるため、既存のFAX番号を利用できるのであれば、それにこしたことはありません。

利用中のFAX回線とインターネット回線をつなぐだけで利用できるものなど、番号を変更せずに利用ができるサービスを中心に選ぶのがおすすめです。

ただし、選択肢が狭まるということを考えると、既存連絡先が少ない場合や、それほど手間がかからないと判断される場合は、FAX番号を変えてしまうのも一つの方法です。

 

コストがどのぐらいかかるか

クラウド型FAXの導入・運用には、初期費用や月額料金、送信料金などがかかります。

まずは総額でどれくらいの費用がかかるのかを試算した上で、検討をしていきましょう。FAXは継続的に長く使うことが想定されるので、特に月額料金、送信料金のようなランニングコストはしっかりと見ておくべきです。

業務効率により下がるであろう経費とも加味しながら、費用対効果を検証する必要があります。

 

運用の手間をかけずにすむか

まずは管理画面の操作性や、使いたい機能があるかは運用する上でとても重要です。

さらに、システムの不具合が発生したときのサポート対応が充実している方が、ストレスなく利用することができ安心です。

コスト面とのバランスを見た上で、長く使いたいと思えるサポートが受けられるサービスを選定しましょう。

 

おすすめのクラウドFAXサービス4選

クラウド型FAXを比較・検討する上でおすすめしたいサービスを5つピックアップしています。ぜひ参考にしてみてください。

 

TransFax

2,000社以上に導入される企業向けのクラウドFAXサービスです。特徴としては、送信、受信のサービスが分かれており、用途にあわせて契約をすることが可能です。

また機能連携に強みがあり、様々な基幹システム、業務パッケージとの連携を容易にすることができます。

拡張性が高いだけでなく、1時間あたり10,000件の送受信が可能など、大容量のFAXにも対応しています。

 

まいと~く Cloud

Webブラウザーを使って、FAXの送受信・メール添付送信を一元管理でき、メールソフトのように簡単な操作での送受信が可能です。FAXの送受信ボリュームにあわせて契約ができるのが特徴です。

導入支援サービスもあるため、専門部署がなくても導入が簡単に行えます。

初期費用が無料なので、スモールスタートしたい企業にもおすすめです。

 

eFax

47都道府県すべての市外局番に対応したクラウドFAXサービス。専用のFax番号を取得し、Eメールアドレスでfaxを送受信することによって、電話回線やfax機器、消耗品などの無駄なコストを削減することが可能です

月々1,980 円(税込)で 送受信各150 ページ無料(以降、従量課金)といった安価で利用ができるのが特徴。

わずか2分で簡単に申し込みができるといった点も嬉しいポイントです。

 

BizFAX スマートキャスト

受発注をはじめとしたあらゆるFAX業務のデジタルトランスフォーメーション(DX)に貢献するクラウド型インターネットFAXソリューションです。

24時間365日のサポート体制。大量送信・大量受信に強みを持つなど、FAXの大規模利用にはとても有利なサービスです。

NTTのバックボーンに持つサービスなので、そういった意味でも安心感があります。

 

クラウドFAXで働き方を柔軟に

クラウドFAXのメリット・デメリットや選び方をご紹介してきました。

働き方をより柔軟にする上でも、業務効率化をする上でも、クラウドFAXは有用です。

ぜひ検討をしてみてください。

 

また、FAX以外にもビジネスフォンをすべてクラウド化する際には、弊社の提供している「トビラフォンCloud」の利用がおすすめです。03や06の市外局番にも対応しており、小規模からスタートができるため、スモールスタートしたい企業にも非常に利用しやすいサービスです。

よろしければ以下のページから資料ダウンロードができますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

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