大雨、台風、ゲリラ豪雨、地震、など、近年日本では異常気象が顕著に見られるようになり、災害に見舞われた地域は大きな被害を受けています。
ニュースなどでまず目に入ってくるのは交通手段が断たれている情報や映像。
土砂崩れや河川の氾濫、鉄道の運航休止など大きな混乱を招くばかりです。
買い物をするにも仕事に行くにも必要な交通手段が断たれることで、実質的な被害は多くの人に甚大なものとして降りかかってくることが多くなってきました。
現在においては新型コロナウイルスによるパンデミックもあり、今までのように気軽に集まったり家族で外食したりすることすらも控えざるを得なくなっています。
innovation with ビジネスフォンでは、自然災害時や予期せぬ非常時に備えるための電話対策についてご紹介します。
自然災害は突発的なケースがほとんどのため、対策に手をつける間もなく業務に直接支障が出てしまうことがほとんどです。
おそらくはまず顧客からの電話問い合わせが多くなることが想定されるため、電話応対における事前対策がカギとなってきます。
自然災害時に関わらず、かかってくる電話に出ることができないというのは、企業としては信頼を損ねてしまったり機会損失に繋がってしまったりと、大きな損害を発生させてしまう可能性もあります。
これからの時代、自然災害がもたらす影響について考えていかなければなりません。
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交通混乱がもたらす影響
交通の混乱による業務への影響について考えてみましょう。
ここ数年よく聞くようになったのは鉄道の計画運休です。
予測される大雨や台風に備え、事前に鉄道の運行を停止、もしくは減らすといった対応がされるようになりました。
これにより通勤手段を失った方は車での移動を考えたりもしますが、車であれば安心というわけにはいかず移動すらできない状況となってしまいます。
また、運行を再開したとしても、待ってましたとばかりに一度に大量の利用者が集まるため混乱に巻き込まれてしまう可能性もあります。
何時間も待たされたり、続く災害により機械の故障など予期せぬことが起こりうるのです。
突発的な異常気象が発生してしまうと、遅刻や欠勤なども増え、通常業務に影響が出ることは明らかです。
最近では、酷暑や猛暑と言われる日が多くなりつつもあります。
気候により、外に出るだけで体調を崩してしまう中、出勤するのはなかなか厳しいものがあります。
外出すること自体が危険な状況になってしまった場合、会社や従業員は一体どうしたらいいのでしょうか。
事前にできることはあるのでしょうか。
テレワークに慣れておくことで対処する
今となってはほとんどの人が聞いたことがあるテレワーク、在宅での勤務やコワーキングスペースの利用など、新しい働き方にヒントがあります。
昨今の新型コロナウイルス感染症拡大を受けて導入されたケースがほとんどかと思われるため、むしろヒントではなく答えがそこにはあります。
テレワークを行う際の電話は、会社から社用携帯として支給されたものを使用したり、自前の携帯電話を使って仕事用の電話を受けたりする形になります。
このような電話の運用を普段から行い慣れておけば、予期せぬ災害発生時にはすぐの対処もできますし、通常通り業務を遂行することも可能です。
会社に向かうことなく仕事の電話を受け、交通網が麻痺してしまった場合でもどこにいても対応ができるというわけです。
事前にこういった働き方を取り入れておくことで、突発的な事態にも慌てることなく業務を継続し事業の早期的な復旧を可能とします。
浮かび上がるテレワークの問題点
事前の備えとして慣れておきたいテレワーク。
問題点があることも忘れてはいけません。
社用携帯を配布する場合、スタッフが多ければ多いほど会社の負担は大きくなるばかりです。
また、スタッフが増えるとその都度コストがかさんでいくのも不安です。
スタッフにしてみれば携帯電話を2台持ち歩く煩わしさもあり、かさばる充電器の存在や充電残量も2台分気にする必要も出てきて、物理的に負担ともなりますし、ストレスにもなってしまいます。
では、自前の携帯電話を使う場合はどうでしょうか。
まず利用者にとって懸念となるのは「プライベートな時間に電話がかかってきてしまうこと」「個人の電話番号を知られてしまうこと」のふたつではないでしょうか。
営業時間外になっても、携帯電話では時間外アナウンスも流せませんし、夜中にかかってきてしまってはプライベートな時間でさえも落ち着けなくなってしまいます。
また、クライアントや業務に関わる電話の通話料は誰が支払うのか、仮に会社から定額支給されることとなっても人により電話時間も異なるため不公平感が生まれてしまわないかという点も懸念されます。
緊急事態に備えて準備しておきたいのに、実際はテレワークに抵抗を感じてしまっては元も子もありません。
最近では、アプリとして使用できるビジネスフォンもあり、問題は解決できるようになってきました。
会社内での非常事態における基本方針を組み立てる際におおいに役に立つことも多く、お勧めのツールです。
⇒参考：アフターコロナもスタッフを守るテレワーク。継続すべきその意味とは？
テレワークの問題点はクラウド型ビジネスフォンで解決
テレワークを実施するにあたっていくつか問題点が浮かび上がってきました。
- 社用携帯を配布する際のコスト
- 煩わしい2台持ち
- 営業時間外の電話対応
- 個人的な電話番号を知られてしまう
- 仕事用の通話料の支払い
これらの問題ですが、クラウド型ビジネスフォンをもって全て解決することができます。
スマホにアプリを入れるだけというお手軽さもポイントで、手持ちのスマホを使えば社用携帯の配布は不要になります。
管理も2倍、鞄も重くなる煩わしい2台持ちについても解消されます。
アプリ型のビジネスフォンは営業時間の設定も可能で、時間外になると時間外アナウンスを流す機能も持ち合わせています。
また、電話番号に関しては、050番号を取得し仕事用として運用できるため個人の電話番号を相手に知られるという不安も拭い去ることができます。
会社として契約する形になるため、通話料についてはアプリと私用が区別されます。
もちろん請求先は会社になりますので、安心して仕事の電話として使用できます。
このように、災害時などの突発的な有事だけでなく普段から使用することで、コストを抑えるだけではなく様々な働き方を導入することのできる利便性の高いツールです。
まとめ
テレワーク時の電話対策を考えることは、昨今の新型コロナウイルス感染症拡大情勢に鑑みても従業員の健康を守るという意義もあります。
テレワークの重要さをもっと認識し、社会全体が突発的なパンデミックや異常気象に対応できる土台を用意しておくことが、これからの時代重要になってくるのではないでしょうか。
普段からテレワークを意識したツールを取り入れたり、一部部署でテレワークを実施してみるなど、今の内に環境を整えておくことが今後の時代に置いていかれないための鍵になってきます。
テレワークとは関係ないと思っている方、またいずれテレワーク導入を検討している方、有事の際の対策としてだけではなく、常用するべき対策として今一度考えてみてはいかがでしょうか。
