サイト内検索

DXでスムーズに業務改善を進めよう!具体的な手順やコツを解説

DX 業務改善

DX推進という言葉をよく耳にしますが、正しい意味を理解している方は、多くないでしょう。DXの必要性やDXがどのようなものかを把握しておけば、自社に必要なDXが見えてくるはずです。

 

この記事では、DXが必要な理由や具体的なDX化の手順を徹底解説します。DXについて詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

そもそもDXとは何なのか?

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、IT技術を導入し業務改善を目指すことを意味します。多くの企業は、IT技術を導入することをDXと捉えているようですが、導入するだけでは大きな改善は見込めません。

 

社内の問題や課題を洗い出し、解決のためにIT技術を用いることこそ、DX本来の取り組みなのです。では、なぜ「DXが推進されるようになったのか」具体的な理由を解説します。

 

DXが推進されるようになった背景

DXが推進されるようになった背景は、BtoBやBtoC、CtoCなど多くの市場における「急速なデジタル化の発達」です。これまでの営業スタイルは、企業が顧客に商品を提供するものでしたが、デジタル化が進むにつれ、顧客が自ら商品を選ぶスタイルに変化しています。

 

例えば、通販サイトで商品を購入する場合、自分で気になる商品を検索するため、ショップ定員の営業を受ける必要はありません。さらに、サブスクリプションが充実したことで、レンタルDVDの利用者が激減したのもDXの影響といえるでしょう。

 

主にテレビや雑誌に掲載されていた商品広告は、動画サイトやSNSなど顧客の年齢や性別、趣向によって掲載場所が細分化されました。

 

技術の発展とともにDXが推進されるようになり、今や企業にとってDXの推進は必要不可欠といえるでしょう。

 

経済産業省が発表した「2025年の壁」を乗り越えるカギになる

DXの推進は、経済産業省が発表した「2025年の壁」を乗り越えるカギになるといわれています。「2025年の壁」という表現は、経済産業省によって2018年に発表された「DXレポート~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~」に使われており、大きな話題となりました。

 

レポートでは、多くの日本企業が老朽化したシステムをそのまま利用しており、2025年前後には、これらのシステムを保守・運用できる人材が定年退職を迎え、大幅に不足すると危惧されています。

 

運用できる人材がいなくなると、システムを利用できないだけではなく、蓄積されたデータを引き出せないなどの問題も発生しかねません。さらに、2025年までにDXを推進しなかった企業は、システム障害やトラブルなどで競合企業との競争力が低下するとされています。

 

「2025年の壁」を乗り越えるには、現状の問題的を正しく理解し、的確なDXを推進する必要があるでしょう。中でも、老朽化したシステムを一新することが重要になります。

 

出典:経済産業省資料「DXレポート~IT システム「2025 年の崖」の克服と DX の本格的な展開~

 

DXが業務改善につながる理由

DXが業務改善につながる理由は、大きく3つあります。1つ目は、業務効率と生産性を向上できることです。デジタル化することで、人が行う作業をシステムに任せ、時間と工数の大幅な削減が見込めます。

 

2つ目は、古い働き方からの脱却です。新しいシステムを導入することで、古いシステムによく見られる不具合やトラブルが解消されるかもしれません。

 

さらに、新しい事業の着想が得られる可能性が高まることも、DXを推進する理由の1つです。3つの理由について、それぞれ詳しく解説します。

 

業務の効率化と生産性の向上

DXを取り入れると、業務の効率と生産性の大幅な向上が期待できます。これまでの手作業をシステムに任せることで、作業員の負担が軽減され、手が回らなかった業務に取り組めるでしょう。システムによる客観的なデータや数値の抽出は、実現可能な計画を練るときにも役立ちます。

 

さらに、Web会議やクラウドツールを活用すると、場所を問わず作業できるようになり、リモートワークや在宅勤務も可能です。DXを推進することで、幅広い働き方に対応でき、効率と生産性アップにつながるでしょう。

 

古い働き方からの脱却

DXを進める理由の1つに「レガシーシステム」からの脱却が挙げられます。レガシーシステムとは過去の技術や仕組みで構成されるシステムのことで、例えば、技術者の高齢化や人材不足などの問題です。レガシーシステムは貴重なIT人材の浪費につながるともいわれており、速やかなDX化が推進されています。

 

レガシーシステムから脱却し、新しいシステムを導入することで、オンライン上でのコミュニケーションが簡単になり、リモートワークやワーケーションが可能です。幅広い働き方は、社員の定着率アップや優秀な人材の流出防止につながるでしょう。さらに、給与に上乗せしていた交通費の削減にもつながり、多くの社員を抱える企業にとっては、莫大な費用削減が可能です。

 

また、DXを推進すると、多くの時間を取られる情報収集の作業が容易になる可能性があります。担当者が不在で滞っていた書類手続きも、オンライン上で行うとスムーズです。

 

このように、ITシステムを活用することで、情報収集にかかる時間を削減し、スマホやタブレット端末でのリアルタイムなやりとりを促進できます。

 

新しい事業の着想を得られる

DXを推進すると、ITに関する知見を深められ、新しい事業の着想を得られる可能性にもつながるでしょう。新しい技術を導入することは、普段と違った視点で物事を捉え、これまで考えもしなかったことを思いつくことがあります。

 

今まで積み重ねてきた事業に、新しく導入したIT技術で、専門性を保ちながら利便性を追求できるでしょう。

 

DXによって業務改善を達成する手順

DXで業務改善を行ううえで重要なのが、順序に沿ってシステムを導入し、社内全体に浸透させることです。

 

システムを導入するのは難しくありませんが、担当者がスムーズに使いこなせるまでには時間がかかります。担当部署ごとに分担を行い、計画的に導入を進めることが重要です。ここからは、DXによって業務改善を達成するまでの具体的な手順を確認していきます。

 

①担当者の選出・社員全体へ通知

まずは、DX推進を社員全員に知らせ、部署ごとに担当者を選出しましょう。営業や経理、情報システムなど部署によって役割が大きく異なります。

 

ITを専門とする情報システム部門だけに任せるのは、あまりおすすめできません。システムを利用するのは各部署の担当者なので、実務経験を踏まえた意見が必要不可欠です。部署間のつながりを意識することが、DX化を進めるポイントといえます。

 

さらに、DXを進める目的を社員にしっかり伝えることも重要です。今までの仕事がどのように改善されるか社員に伝えておくと、仕事の変化に心構えができる上、講習や書籍を用いて予備知識を身につける時間も確保できます。

 

②現状の分析

社内への周知と担当者の選出が完了したら、現状の分析を行います。現時点でデジタル化できているところを明確にしたら、「できていないところ」と「できそうなところ」を洗い出していきましょう。

 

部署ごとに分析を行うことで、不満を見える化し、社内全体で把握しておくことが重要です。現状分析を細かく実施しておくと、問題を取りこぼすことなく改善できるでしょう。

 

③業務改善案を出して計画を立てる

現状の分析で洗い出した「デジタル化できそうなところ」について、改善案を考えていきましょう。

 

すべての改善案がまとまったら、優先順位をつけて改善計画を立てていきます。DX化を進めていくと、社内だけでなく顧客や取引先に協力を求める場合も少なくありません。

 

例えば、 日本のタクシー業界を大きく進化させた「JapanTaxi」では、配車アプリを起動して乗車場所を選択したら「今すぐ呼ぶ」を押すだけで、周辺のタクシーを呼ぶことが可能です。タクシーの後部座席に設置したタブレットでQRコードを読み取ると、目的地に到着する前に支払いを済ませられます。

 

このようなシステムの導入は、社内だけでなく、顧客に対してサービスの説明が必要です。

 

浸透するまでの期間や業績として反映されるまでの期間など、中長期的な計画を立て、導入時のコストを計算しておく必要もあります。

 

④システムの導入とDXの実践

計画を立てたら、システムを導入し運用していきましょう。運用するうちに問題点や改善点が見えてくるので、その都度現状の分析を行うことが重要です。課題をそのままにしてDX化を進めると、導入完了後に使いにくいシステムになりかねません。

 

システムを導入するだけがDXではないので、改善を行いながらよりよいシステムに変化させていく必要があります。導入したシステムが社員に定着し、業務がスムーズに進むようになるまでは、分析や改善を繰り返していきましょう。

 

DXで失敗しないコツ

DXを導入しても、「大きな改善が見られない」と悩む企業は少なくありません。時間をかけてDXを進めても、効果が見られなければ、やっていないのと同じです。

 

DXを進めるうえで失敗しないためには、4つのコツを押さえておく必要があります。4つのコツに注意すれば、大きな失敗を防げるでしょう。

 

現場に丸投げしない

重要なポイントは、DX化を現場に丸投げしないことです。DXによる業務改善は、部署ごとの小さな改善ではありません。場合によっては、会社全体の風土を大きく変化させることがあります。

 

経営者層がDX化の目的を明確にし、社員に分かりやすく伝えることが大切です。目標を理解していないと、現場は混乱し、DX化で作業が複雑になったと感じる社員が現れることも。

 

もちろん、DX導入期間は社員の負担が大きくなり、日常業務とは異なる場合もあります。事前に共有しておくことで、社員の理解を得られ、最小限の負担で済ませられるでしょう。

 

何度も検討と改善が必要なことを留意しておく

DX化はシステムの導入がゴールではありません。システム導入直後は、操作に慣れておらず、普段よりも作業に時間かかかる場合があります。導入したIT技術を使いこなせるようになると、徐々に効果を実感できるでしょう。DXの導入は、長期的な効果を見据えて取り組むことが重要です。

 

ITシステムの導入を目的にしない

ITシステムの導入を目的にすると、DX化で大きな改善効果を得るのは難しいでしょう。導入したシステムを使いこなしてこそのDX化です。導入したシステムを全社員が使いこなせるようサポートしながら、会社全体でDXを進めていきましょう。

 

新しいシステムが定着するまでにしばらく時間がかかりますが、粘り強くサポートしていくことが重要です。

 

できるだけ多くのデジタル技術の知識を身につけておく

デジタル技術についての知識を、できるだけ多く身につけておくことも重要です。特に、DXを主体的に推奨する部署の担当者には、定期的に講習を行うなどして知識を共有しましょう。さまざまな改善案を発案でき、よりよい改善につながります。

 

中でも、AI(人工知能)やVR、ビッグデータなど、DXに直接関わる知識は必須です。AIは人工知能と訳され、人間の代わりに高度な作業を行うシステムを指します。画像認識や音声認識としてDXに役立つシステムです。

 

仮想現実を意味するVRは、専用ゴーグルを装着すると、まるで陳列棚を見ているかのように商品画像を確認できます。

 

ビッグデータは、見込み客や顧客の行動履歴などを集約したものです。ビッグデータを有効に活用すると、顧客のニーズを的確に把握し、最適な商品を提案できるでしょう。

 

基本的な知識を身につけておくだけでも、DXに大きく貢献できます。多くのデジタル技術に関する知識を理解しておくと、効果の高い改善が見込めるでしょう。

 

DXを導入して業務改善につなげよう!

この記事では、DXを推進する目的や具体的な手順を解説しました。新しいシステムを導入するだけでは、DX推進とはいえません。導入したシステムを社内に浸透させ、業務を改善することが本来のDXです。現状の課題を見つめ直し、長期的な計画を立てて進めると効果的な改善が期待できるでしょう。

 

DXに効果的なシステムを検討するなら「トビラフォンCloud」がおすすめです。電話業務を改善する「トビラフォンCloud」は、社用携帯と個人のプライベートスマホをすべてクラウド化できるため、個人のスマホで顧客やクライアントからの電話を取り次ぐことができます。

 

個人のスマホさえあれば、どこにいてもビジネスに必要な電話業務ができるので、リモートワークに対応したシステムといえるでしょう。

 

さらに、現在使用中の社用携帯や個人スマホを利用できるため、買い替えたり、新たな機器を設置したりする必要はありません。まずは、無料トライアルで試してみてください。

SNSでもご購読できます。