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コミュニケーションツールの落とし穴…快適に業務を行うための解決方法とは?

コミュニケーションツールの落とし穴…快適に業務を行うための解決方法とは?

ビジネスシーンに必要不可欠なチャットやメール。

現代の業務に欠かせないツールのため、当たりのように使用していますが、どちらもすぐに返事をもらえる保証はなく、履歴が溜まって大事なメッセージが埋もれてしまうことがあります。

見落としてしまうことでトラブルへと発展しかねません。

便利だからといって深く考えずに使っていると、小さな問題が押し寄せてきていることに気付きにくいものです。

一方で、電話であればその場で会話が完結されるため、このようなトラブルは起きにくくなります。

今回は、あらためてチャット・メール、内線通話のメリット・デメリットを見ていきましょう。

 

チャット・メールのメリットとデメリット

チャット・メールのメリットとデメリット

チャット・メールのメリット

・場所にとらわれない
インターネットを利用するため、テレワーク中であってもやり取りが可能です。
・気軽に連絡が取れる
チャットの場合、メールのように堅苦しい挨拶などが不要で作成に時間がかからず会話するように利用できます。
・自身のタイミングで返信ができる
手が離せない状況などには時間を空けてやり取りが可能です。
・ファイルの添付が可能
資料などの情報を共有することができます。

チャット・メールのデメリット

・見落としの可能性がある
履歴が溜まると見落とす確率が上がります。
・個人的な会話に使われ、無駄な時間を費やしてしまう
特にチャットの場合、気軽に利用できる反面、雑談に利用されることがあります。
個別のチャットが多いと従業員同士の会話がブラックボックス化する可能性もあります。
・回答をもらうのに時間がかかることがある。
履歴として残る安心感から、回答を後回しにされてしまうことがあります。

 

内線通話のメリットとデメリット

内線通話のメリットとデメリット

内線通話のメリット

・その場で会話を完結することができる
チャットやメールのように返事を待つことがありません。
・気軽に連絡が取れる
文章を考えなくてはいけないメールに比べ、簡単な確認も容易に行えます。
細かいニュアンスも伝えることができ、意図しない受け取られ方を防ぐことができます。
・通話料が発生しない
外線通話とは異なり、PBXを利用した内線通話には料金がかかりません。

内線通話のデメリット

・相手の状況がわからないため気軽に連絡できない
会議中なのか席を外しているのかなどの確認ができないため、電話をかけてもつながらない場合があります。
・手が離せない場合にも呼び出された際には出る必要がある
コール音を鳴らしっぱなしにはできないため、忙しくても状況を伝える必要があります。
・ファイルの添付ができない
資料などの情報を共有することができません。

 

チャット・メール・内線通話、どれがいいの?

チャット・メール・内線通話、どれがいいの?

正解はありません。臨機応変に使い分けることが大事です。

チャットやメールは都合のいいタイミングでやり取りできるため便利な反面、いつ返事が返ってくるかわからなかったり、その他のチャットやメールの履歴で埋もれてしまい気付かれなかったりしてしまう危険性があります。

証拠や記録に残るという点では有用ですが、ビジネスにおいてお互い対応が遅れてしまうのはデメリットとなります。

 

また、丁寧な文面を送信したのに、意図しない受け取られ方をしてしまったり、悪印象を持たれてしまったりする経験は皆さんあると思います。

一方電話では、文字では伝わらない細かいニュアンスや感情まで伝えることができるため、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションではメリットになります。

情報の共有という点で電話はファイルの添付ができませんが、場面に合わせてチャットやメールを利用することで対処できます。

 

電話におけるデメリットの解決方法として、クラウド型ビジネスフォンでは内線通話時に相手の在席状況を確認できるサービスもあり、何度も架電することや電話を受ける無駄を省くことができます。

コール音が鳴りやまない、忙しい時に何度もかかってくるといった煩わしさから解放されます。

言った言わない問題については録音機能を利用することで回避できます。

その他ビジネスに役立つ機能も豊富なものが多くみられます。

 

チャット・メール・内線通話それぞれのメリットを生かしながら、状況に合わせて適切なツールを活用することで、業務を迅速に進めることができます。

 

個人のスマホがそのまま使えるクラウド型ビジネスフォン トビラフォン Cloud
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