ビジネスフォンでの活用事例|イタズラ電話防止はトビラフォンBiz

迷惑電話フィルタ

導入の効果
  • 病院の先生を直接呼び出して営業をする迷惑電話があったが、トビラフォン Bizの導入でブロックできた。
  • 迷惑電話がブロックされた履歴を見て、想像していたよりもたくさんの迷惑電話がきちんとブロックされていたことに驚いた。
  • トビラフォン Bizの迷惑電話分類機能で、出るべき電話か出なくてもいい電話か落ち着いて判断することができた。

通話録音

導入の効果
  • 会話の内容を記録できるので、「言った・言わない」の問題が減った。
  • 電話に対応しなかった人も通話録音を確認すれば、相手先の話し方、社員の対応の仕方、相手先が怒っているのか困っているのかなど、感情の細かいニュアンスを読み取ることができるようになった。

お客様の声

  • 医療を提供するための大切なコミュニケーションをトビラフォン Bizでもっと安心・快適に。

    田中整形外科 田中様(神戸市)

  • ビジネスフォンのプロも認めた!トビラフォンBizでしつこい営業電話を撃退

    株式会社NIK 切原様(東京都)

  • 発信電話番号を管理して、架電時の不安を解消!安心して仕事ができる“保険”としてのトビラフォンBiz

    株式会社エムズ・システムサービス 巻田様(滋賀県)

  • 通話録音や録音告知アナウンスを効果的に活用!社内外から電話対応の質をアップし問題改善

    株式会社エース警備保障 栗秋様(兵庫県)

医療を提供するための大切なコミュニケーションを
トビラフォン Bizでもっと安心・快適に。

田中整形外科 田中様(神戸市)

―田中様、今日はよろしくお願いいたします。
田中様は事務長ということですが、普段はどのようなお仕事をされていますか?
はい、私は特に経理や人事をおこなっています。
基本的に当院の医療行為以外の部分を総合的に管理・補佐する立場です。
―普段、電話の対応もおこなっていますか?
基本的には事務員が対応するのですが、その中で事務員が「これは私たちだけでは対応できないな」と判断した電話は、
私に取り次がれるという形です。
―トビラフォン Biz 光回線用をご導入いただく前は、どのようなことに困っていましたか?
そうですね、当院には関係のない苦情の電話があったりしました。
時には何度も、たとえば5分おきに電話がかかって来たことがあって、そのたびに対応に追われてしまうことがありました。
「これ以上かけ続けられては困るなあ」という電話もあるわけです。
―事務員さんも付きっきりで電話対応をするわけにはいかないですものね。
ええ。それから、治療費の請求に関して損保会社と電話で話す際に多いのが「言った・言わなかった」の問題。
患者さんを含めた三者のやりとりがまとまらない時もあります。「私は確かにあの時こう言いました」と言われても、
事務員は「聞いてないと思うけど...」となってしまう状況で、困っていましたね。何か記録があればいいなと思っていました。
あとは、迷惑な営業電話が一番多かったですね。
―迷惑な営業電話とは、例えばどんなものですか?
それが、まるで友達のように電話して来るんですよ。
いきなり「〇〇先生いますか?」と院長をフルネームで呼んで。すると事務員さんは「お知り合いか、他院の先生かな?」と思って、院長のところへ「△△先生から電話ですが」と呼びに行きます。院長は診察中に席を外して電話を取り次ぎます。それで出てみたら、「リゾート地はいかがですか」「証券どうですか」「宝石どうですか」とか、そんな電話だった...ということがありました。
―医療に全く関係のない迷惑電話もかかって来るのですね。
ええ。ドクターのリストは世の中で高額で出回っているといわれてます。それをもとに迷惑電話がかかってきたり。
「もうかけて来ないでください」と言っても、数週間後にはまた別の人から電話がかかってきたり...いたちごっこ状態でした。
―今回、トビラフォン Biz 光回線用を導入された、その決め手は何でしたか?
パッとひと目見たときのインターフェースに興味を持ちました。
私たちはスマホ世代なので、慣れ親しんだインターフェースがあると思います。医療業界の中でもさまざまなソフトウェアは開発されていますが、今の時代に合っていないような、古い画面仕様のものも多いです。また、電話機の中にオプションで内蔵できるものもありましたが、小さな液晶画面の中で操作するなんてことを考えると、混乱しそうでした。トビラフォン Biz 光回線用なら、直感的に見てわかるフィーリングがありました。パソコンで開いたときのトップ画面からボタンがシンプルで、わかりやすい。
整理されたインターフェースが印象的でした。
―実際にトビラフォン Bizを使っていただいて、ご導入後の変化はいかがですか?
履歴を見て、迷惑電話が意外とたくさんかかってきていたことを実感できたのは面白い発見でした。
「この電話もシャットダウンしてくれているんだ!」「今まで事務員さんが困っていた番号も引っかかってる!」と思いながらチェックしてます。そういう電話に限って何十回もかけて来ていることもあって。きっと「出ないなあ」と思ってるのでしょう。
履歴を見ながら「そういえば前に対応で取り次いで、面倒な電話だったな」と思い出せるので、頭の整理にもなります。
トビラフォン Biz 光回線用のリストは迷惑電話を分類してくれるので、こちらも落ち着いた状態で「これは迷惑電話だから、対応しなくてもいいよね」と考えることができます。
―通話録音の機能は活用していますか?
もちろん使っています。これは残しておいた方がいいと思った通話録音の保存もしています。
事務員さんから通話内容を報告されるとき、「言った・言わなかった」でどちらが正しいか最終的な判断に迷うことがあります。
それが、トビラフォン Biz 光回線用の録音機能でわかるのです。職員の対応、相手側の話し方、イントネーション、怒っているのか、
困っているのか、という背景が見えるようになります。
―報告では汲み取れなかった雰囲気やニュアンスを適切に汲み取るために、確認の意味で録音機能を使うこともあるのですね。
そうです。私たちは医療を提供する場所じゃないですか。
その中で患者様とおこなう「接客」は、ものを売る「接客」の方法とは全く違います。微妙なイントネーションや表現、対応によって、患者様に不快な思いをさせないようにしたり、誰に取り次いだらいいか考えたりする必要があるのです。どんなやりとりの中で生まれた結果なのか、経緯を探るために通話録音機能は便利です。
―今後トビラフォン Biz 光回線用の導入を検討している方に向けて、一言お願いします!
世の中のかゆいところに手が届く、便利なものの情報を仕入れるだけで、これだけ安心感が出るのだなと思いました。
利用するかしないかは企業さんによりますが、情報を知るだけでも安心できるので、ぜひ知っていただけたらいいのではと思います。
それから、やはり時代はどんどん進歩していると、今回トビラフォン Biz 光回線用を使ってみて実感しました。
新しいアイテムや便利なモノをどんどん活用するのは、一つの手だと思います。

ありがとうございました!

ビジネスフォンのプロも認めた!
トビラフォンBizでしつこい営業電話を撃退

株式会社NIK 切原様(東京都)

―はじめに、NIK様の会社紹介をお願いします。
当社は主にオフィス用品の取り扱いや、ビジネスフォンの販売工事・LAN工事などをおこなっています。
その他、複合機やUTM機械、ネットワーク関連製品、そしてビジネスフォン向けの迷惑電話フィルタ製品である
トビラフォンBizも取り扱っています。
―現在、NIK様はトビラシステムズのパートナーとしてトビラフォンBizをご販売いただいています。
一方で、自社でもトビラフォンBizを導入され、実際にご活用いただいていますね。
はい、そうです。
―トビラフォンBizを導入していただく前は、どのようなことに困っていましたか?
社長宛の電話や、営業部長、WEB担当者へのアポイント電話など、まあ簡単に言ってしまうと営業電話がとても多かったです。
弊社でも「トビラフォンを導入したらどれくらい違いが出るだろうか」と、興味を持ち、試してみることにしたんです。
―そうですか!実際にトビラフォンBizを導入してみて、いかがでしたか?
普段、電話は事務担当が受けるのですが、事務担当だけで判断できない電話は私に回ってきます。
回ってきた電話が営業電話だった場合は断っていたのですが、トビラフォンBizを導入してからはだいぶ減りました。だいぶというか、ほぼ来なくなりましたね。事務担当も、よくわからない相手からの電話がかかってこなくなり、お客様と弊社のスタッフからの電話だけになったので、とてもラクになったと言っていました。
―ありがとうございます!実感していただけてよかったです。
NIK様では多数のビジネスフォンを取り扱われているので、その領域ではプロフェッショナルですよね。
ビジネスフォンのプロの目から見て、トビラフォンBizはいかがですか?
すごくいいと思います。
まず取り付けがとても簡単。それに、管理画面の操作も、ログイン先・ログインID・パスワードがあれば感覚的に操作できる点がいいなと思いました。シンプルで簡単なのが良いですね。価格も躊躇するような金額ではなく、妥当だと思います。
通話録音もできる利便性を考えると、それほど高いというレベルではないです。迷惑電話をブロックできることはもちろんですが、通話録音やどこから着信があったかを確認するための履歴確認、どのお客様からどれくらいの頻度でかかってきているのかというマーケティングツールとしてなど、さまざまな使い方があると思います。
―ありがとうございます。今後もBizをどんどんご活用ください。
最後にNIK様のアピールをお願いします。
弊社・NIKは、ビジネスフォンを始め、LAN工事・電気工事、社内ネットワークの設定、内装・オフィスインテリアなど、オフィスの移転や新設、レイアウト変更に関わることを全部請け負う、いわばオフィスネットワーク全般のスペシャリストです。個別の業者では難しいトータルでのご提案ができることも大きな強みですので、どうぞ安心してご相談ください。

ありがとうございました!

発信電話番号を管理して、架電時の不安を解消!
安心して仕事ができる“保険”としてのトビラフォンBiz

株式会社エムズ・システムサービス 巻田様(滋賀県)

―はじめに、エムズ・システムサービス様の会社紹介をお願いします。
当社では「困った時はエムズに聞いてみよう」を合言葉に、会社のさまざまな面倒や困りごとを一手にお引き受けいたします。ネットワークカメラ、ビジネスフォン、回線取次、複合機、インターネットセキュリティなど、商材によって問い合わせ先が違ったとしても当社で幅広く対応が可能です。
滋賀県に本社を構えた地域密着型の商売で、お客様がオフィスのことでお困りの際にはすぐにエムズ・システムサービスを思い出していただけたら、と考えています。
―トビラフォンBizを導入するきっかけは何だったのでしょうか?
当社ではコールセンターを設け、アポインターが電話で営業をおこなうスタイルをとっています。今まで大きな問題はなかったのですが、某メーカーの商品を販売する際に、当社が誤って架電禁止リストに該当する番号に電話をしてしまい、クレームが入ってしまったことがありました。

そのような問題が発生し、もしもの時のためにやはり対策をしておいた方がいいのではないか?という話になりました。そんな時に出会ったのがトビラフォンBizでした。
―ありがとうございます。普段、トビラフォンBizをどのように活用していますか?
トビラフォンBizの機能のひとつ、「発着信ポリシー」を活用しています。他の会社だと、かかってくる迷惑電話をブロックする目的で使っているところが多いかもしれませんが、当社に対してかかってくる迷惑電話はほとんどありません。その代わり、かかってくる電話ではなく、当社から外部にかける電話を制御・管理するのにトビラフォンBizが役立っています。
―着信時ではなく、発信時に特に役立てていただいているのですね!どのように活用されているのか、詳しく教えてください。
販売メーカーから当社に、架電禁止の電話番号リストが週一回届きます。そのリストをトビラフォンBizの電話帳に登録して、該当する電話番号に架電しようとすると自動でシャットアウトできるようにしています。
―トビラフォンBizを導入して、変化はありましたか?
かけるべきではない電話番号に間違ってかけてしまうことが減ったのは、よかったと思います。「架電禁止の番号に間違ってかけてしまったらどうしよう」という不安が、トビラフォンBizを使い始めてからは少なくなったと思います。安心感が出て、気持ちがラクになりました。
―エムズ・システムサービス様と似た業態の販売店では、同じような悩みを抱えている方がいるかもしれません。トビラフォンBizの導入を検討されている方に向けて、ひと言お願いします。
普段そこまでクレームや問題が起こることはありませんが、トビラフォンBizを使っていれば、いざ問題が起こってしまった際の“保険”になると思います。言った・言わないの問題になったときに通話録音機能で会話を確認したり、架電禁止番号は自動的にシャットアウトしてくれたりと、安心して仕事できる“保険“として使うのは一つの方法だと思います。

ありがとうございました!

通話録音や録音告知アナウンスを効果的に活用!社内外から電話対応の質をアップし問題改善

株式会社エース警備保障 栗秋様(兵庫県)

― はじめに、エース警備保障様の会社紹介をお願いします。
弊社は警備業務の中でも、施設警備と交通誘導警備をメインにおこなっています。関西圏内にとどまらず、遠方のイベントに呼ばれた際には出向いたりもします。現在では阪神間で、広くお仕事をさせて頂いております。
― トビラフォンBizをご導入いただく前に、何か困っていたことはありますか?
実は、トビラフォンBizのような製品があったらいいなと、ずっと思っていました。クレームというよりも、嫌がらせに近いような迷惑電話がかかってくることが多く大変困っていたので、通話録音という方法なら防げるのではないかと思いました。
― 嫌がらせの電話ですか!それはとても大変でしたね。
はい... 警察に相談してもそれだけでは動けないと言われてしまうので、いつ・何を言われたかを一つ一つ記録していました。手間もストレスもすごくかかりますし、記録を警察に持って行っても、実際に動いて何かしてもらえるわけではありませんでした。

私どもの仕事は、各現場に派遣された警備員さんが現地で活躍するお仕事です。会社と警備員さんのやりとりはメールもありますが、まだまだ電話が多いです。そうなるとやはり「言った・言わない」の問題はいつまでも起こるのです。いくら気をつけていても「そんなこと聞いてない!」と言われてしまったら仕方がありません。

電話に関する諸問題を解決できる方法はないだろうか?と考えていて、たまたまトビラフォンBizを見つけたので、すぐに導入することにしました。以前は「うちのような中小企業が通話録音するなんておこがましいだろうか?」と心配していましたが、さまざまな問題も通話録音なら解決できると考えました。
― トビラフォンBizを導入していただき、問題の改善に効果はありましたか?
迷惑電話や営業電話は、わかりやすいほど一気に減りました。時々、迷惑電話フィルタに引っかからずにかかってきてしまう電話もありますが、そういった番号はすぐに迷惑電話として登録するようにしています。
― ありがとうございます!迷惑電話番号を登録していただくことによって、トビラシステムズのデータベースが強化され、他の利用者様の迷惑電話ブロックに繋がります。
そうなんですね!でしたら今後もちゃんと登録していこうと思います。
―トビラフォンBizを導入して、業種的なメリットはありましたか?
お客様をはじめ第三者とのやりとりが多いので、「言った・言わない」の問題やトラブル防止が一番のメリットだと思います。現在は5つの拠点でトビラフォンBizを導入しています。

トビラフォンBizで通話録音を始めてから、電話担当者が「言った・言わない」の問題にはっきり受け答えることに関して、責任感を持つようになったと感じます。通話録音があることで、しっかりと心構えをして電話する意識がついたのだと思います。
― それはよかったです。社内の電話対応の質だけでなく、電話相手の対応の質も副次的な効果として上がると思いますよ。「通話が録音される」と聞けば、電話をかける側の意識も違ってくるのではないでしょうか。
そうですね。ちなみに通話録音に関して気になったことがあるのですが... 録音告知のアナウンスをせずに通話録音をしていた場合、何か問題が起こったときに不利になってしまうなんてことはあるのでしょうか?
― お答えします。録音告知アナウンスの有無に関わらず、録音した音声は何か問題があった際の証拠として使用することは可能です。ただ、「勝手に録音された!」という第二の争点が出てくるのを防止するために、録音告知のアナウンスを流すのは効果的だと思います。
なるほど!その点では、弊社はデフォルトの録音告知アナウンスを使うのではなく、オリジナルの音声を作成して使おうと考えています。よりお客様に対して丁寧になるので、もっと変化が出てくるのではと思います。
― とても良い工夫だと思います!
それでは最後に、迷惑電話や通話録音に関するツール導入を検討している企業様に向けて、ひと言お願いいたします。
私どもが抱えていた問題と同じような悩みを持つ企業様はたくさんあると思います。電話に関することでお悩みでしたら、トビラフォンBizを導入すれば手間も気も楽になると思いますよ。

ありがとうございました!

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