ビジネスフォンでの活用事例|イタズラ電話防止はトビラフォンBiz

迷惑電話フィルタ

導入の効果
  • 病院の先生を直接呼び出して営業をする迷惑電話があったが、トビラフォン Bizの導入でブロックできた。
  • 迷惑電話がブロックされた履歴を見て、想像していたよりもたくさんの迷惑電話がきちんとブロックされていたことに驚いた。
  • トビラフォン Bizの迷惑電話分類機能で、出るべき電話か出なくてもいい電話か落ち着いて判断することができた。

通話録音

導入の効果
  • 会話の内容を記録できるので、「言った・言わない」の問題が減った。
  • 電話に対応しなかった人も通話録音を確認すれば、相手先の話し方、社員の対応の仕方、相手先が怒っているのか困っているのかなど、感情の細かいニュアンスを読み取ることができるようになった。

お客様の声

  • 医療を提供するための大切なコミュニケーションをトビラフォン Bizでもっと安心・快適に。

    田中整形外科 田中様(神戸市)

  • ビジネスフォンのプロも認めた!トビラフォンBizでしつこい営業電話を撃退

    株式会社NIK 切原様(東京都)

医療を提供するための大切なコミュニケーションを
トビラフォン Bizでもっと安心・快適に。

田中整形外科 田中様(神戸市)

―田中様、今日はよろしくお願いいたします。
田中様は事務長ということですが、普段はどのようなお仕事をされていますか?
はい、私は特に経理や人事をおこなっています。
基本的に当院の医療行為以外の部分を総合的に管理・補佐する立場です。
―普段、電話の対応もおこなっていますか?
基本的には事務員が対応するのですが、その中で事務員が「これは私たちだけでは対応できないな」と判断した電話は、
私に取り次がれるという形です。
―トビラフォン Biz 光回線用をご導入いただく前は、どのようなことに困っていましたか?
そうですね、当院には関係のない苦情の電話があったりしました。
時には何度も、たとえば5分おきに電話がかかって来たことがあって、そのたびに対応に追われてしまうことがありました。
「これ以上かけ続けられては困るなあ」という電話もあるわけです。
―事務員さんも付きっきりで電話対応をするわけにはいかないですものね。
ええ。それから、治療費の請求に関して損保会社と電話で話す際に多いのが「言った・言わなかった」の問題。
患者さんを含めた三者のやりとりがまとまらない時もあります。「私は確かにあの時こう言いました」と言われても、
事務員は「聞いてないと思うけど...」となってしまう状況で、困っていましたね。何か記録があればいいなと思っていました。
あとは、迷惑な営業電話が一番多かったですね。
―迷惑な営業電話とは、例えばどんなものですか?
それが、まるで友達のように電話して来るんですよ。
いきなり「〇〇先生いますか?」と院長をフルネームで呼んで。すると事務員さんは「お知り合いか、他院の先生かな?」と思って、院長のところへ「△△先生から電話ですが」と呼びに行きます。院長は診察中に席を外して電話を取り次ぎます。それで出てみたら、「リゾート地はいかがですか」「証券どうですか」「宝石どうですか」とか、そんな電話だった...ということがありました。
―医療に全く関係のない迷惑電話もかかって来るのですね。
ええ。ドクターのリストは世の中で高額で出回っているといわれてます。それをもとに迷惑電話がかかってきたり。
「もうかけて来ないでください」と言っても、数週間後にはまた別の人から電話がかかってきたり...いたちごっこ状態でした。
―今回、トビラフォン Biz 光回線用を導入された、その決め手は何でしたか?
パッとひと目見たときのインターフェースに興味を持ちました。
私たちはスマホ世代なので、慣れ親しんだインターフェースがあると思います。医療業界の中でもさまざまなソフトウェアは開発されていますが、今の時代に合っていないような、古い画面仕様のものも多いです。また、電話機の中にオプションで内蔵できるものもありましたが、小さな液晶画面の中で操作するなんてことを考えると、混乱しそうでした。トビラフォン Biz 光回線用なら、直感的に見てわかるフィーリングがありました。パソコンで開いたときのトップ画面からボタンがシンプルで、わかりやすい。
整理されたインターフェースが印象的でした。
―実際にトビラフォン Bizを使っていただいて、ご導入後の変化はいかがですか?
履歴を見て、迷惑電話が意外とたくさんかかってきていたことを実感できたのは面白い発見でした。
「この電話もシャットダウンしてくれているんだ!」「今まで事務員さんが困っていた番号も引っかかってる!」と思いながらチェックしてます。そういう電話に限って何十回もかけて来ていることもあって。きっと「出ないなあ」と思ってるのでしょう。
履歴を見ながら「そういえば前に対応で取り次いで、面倒な電話だったな」と思い出せるので、頭の整理にもなります。
トビラフォン Biz 光回線用のリストは迷惑電話を分類してくれるので、こちらも落ち着いた状態で「これは迷惑電話だから、対応しなくてもいいよね」と考えることができます。
―通話録音の機能は活用していますか?
もちろん使っています。これは残しておいた方がいいと思った通話録音の保存もしています。
事務員さんから通話内容を報告されるとき、「言った・言わなかった」でどちらが正しいか最終的な判断に迷うことがあります。
それが、トビラフォン Biz 光回線用の録音機能でわかるのです。職員の対応、相手側の話し方、イントネーション、怒っているのか、
困っているのか、という背景が見えるようになります。
―報告では汲み取れなかった雰囲気やニュアンスを適切に汲み取るために、確認の意味で録音機能を使うこともあるのですね。
そうです。私たちは医療を提供する場所じゃないですか。
その中で患者様とおこなう「接客」は、ものを売る「接客」の方法とは全く違います。微妙なイントネーションや表現、対応によって、患者様に不快な思いをさせないようにしたり、誰に取り次いだらいいか考えたりする必要があるのです。どんなやりとりの中で生まれた結果なのか、経緯を探るために通話録音機能は便利です。
―今後トビラフォン Biz 光回線用の導入を検討している方に向けて、一言お願いします!
世の中のかゆいところに手が届く、便利なものの情報を仕入れるだけで、これだけ安心感が出るのだなと思いました。
利用するかしないかは企業さんによりますが、情報を知るだけでも安心できるので、ぜひ知っていただけたらいいのではと思います。
それから、やはり時代はどんどん進歩していると、今回トビラフォン Biz 光回線用を使ってみて実感しました。
新しいアイテムや便利なモノをどんどん活用するのは、一つの手だと思います。

ありがとうございました!

ビジネスフォンのプロも認めた!
トビラフォンBizでしつこい営業電話を撃退

株式会社NIK 切原様(東京都)

―はじめに、NIK様の会社紹介をお願いします。
当社は主にオフィス用品の取り扱いや、ビジネスフォンの販売工事・LAN工事などをおこなっています。
その他、複合機やUTM機械、ネットワーク関連製品、そしてビジネスフォン向けの迷惑電話フィルタ製品である
トビラフォンBizも取り扱っています。
―現在、NIK様はトビラシステムズのパートナーとしてトビラフォンBizをご販売いただいています。
一方で、自社でもトビラフォンBizを導入され、実際にご活用いただいていますね。
はい、そうです。
―トビラフォンBizを導入していただく前は、どのようなことに困っていましたか?
社長宛の電話や、営業部長、WEB担当者へのアポイント電話など、まあ簡単に言ってしまうと営業電話がとても多かったです。
弊社でも「トビラフォンを導入したらどれくらい違いが出るだろうか」と、興味を持ち、試してみることにしたんです。
―そうですか!実際にトビラフォンBizを導入してみて、いかがでしたか?
普段、電話は事務担当が受けるのですが、事務担当だけで判断できない電話は私に回ってきます。
回ってきた電話が営業電話だった場合は断っていたのですが、トビラフォンBizを導入してからはだいぶ減りました。だいぶというか、ほぼ来なくなりましたね。事務担当も、よくわからない相手からの電話がかかってこなくなり、お客様と弊社のスタッフからの電話だけになったので、とてもラクになったと言っていました。
―ありがとうございます!実感していただけてよかったです。
NIK様では多数のビジネスフォンを取り扱われているので、その領域ではプロフェッショナルですよね。
ビジネスフォンのプロの目から見て、トビラフォンBizはいかがですか?
すごくいいと思います。
まず取り付けがとても簡単。それに、管理画面の操作も、ログイン先・ログインID・パスワードがあれば感覚的に操作できる点がいいなと思いました。シンプルで簡単なのが良いですね。価格も躊躇するような金額ではなく、妥当だと思います。
通話録音もできる利便性を考えると、それほど高いというレベルではないです。迷惑電話をブロックできることはもちろんですが、通話録音やどこから着信があったかを確認するための履歴確認、どのお客様からどれくらいの頻度でかかってきているのかというマーケティングツールとしてなど、さまざまな使い方があると思います。
―ありがとうございます。今後もBizをどんどんご活用ください。
最後にNIK様のアピールをお願いします。
弊社・NIKは、ビジネスフォンを始め、LAN工事・電気工事、社内ネットワークの設定、内装・オフィスインテリアなど、オフィスの移転や新設、レイアウト変更に関わることを全部請け負う、いわばオフィスネットワーク全般のスペシャリストです。個別の業者では難しいトータルでのご提案ができることも大きな強みですので、どうぞ安心してご相談ください。

ありがとうございました!

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