北海道札幌市にある税理士法人ひづめ会計事務所は代表電話としてトビラフォン Cloudを利用している。
導入前まで電話業務に関する課題は感じていなかったものの、導入してからクラウドPBXの利用メリットを感じたようだ。実際にどのようなメリットを感じているかお話を伺った。

お話を伺った方：
代表 樋爪 昌之 様

―はじめに、税理士法人ひづめ会計事務所様について教えてください。

私たちはお客様の身近な相談役として、税務・会計・相続手続等の税務を中心としたサービスを提供しています。従業員は私を含め12名で、各々がお客様を担当しており、原則として月に一度、お客様のところへ伺って月次の書類をチェックしたり、経理担当者や社長と直接話をしたりしていますが、電話で税務相談などのやり取りをすることも多くあります。

―現在トビラフォン Cloudをどのように活用していますか。

日報や業務処理簿の効率的な記入に役立てています。
私たち税理士は、法律で業務処理簿の作成が義務付けられています。記録が義務付けられていることのひとつが税務相談で、相談内容を記録するルールがあります。これが正直に言って非常に手間なんですよ。お客様の所へ行って話したことや、電話で相談を受けたことを日報へ書き、その中でも重要なものは業務処理簿に転記しています。そのため正しくメモを取っておかないと、日報にも業務処理簿にも正確な記録が残らないという事態になりかねません。
トビラフォン Cloudで通話音声を自動テキスト化できることを知ったときに、テキストの切り貼りだけならそれほど手間はかからないし、多少表記の乱れがあったとしても内容が分かれば十分なので「これはそのまま日報に反映できるな」と思ったんです。

―トビラフォン Cloudで重宝している機能や気に入っている機能はありますか？

録音機能と音声テキスト化機能はもちろんですが、その他には、土日に電話がかかってきて取れなかったときに留守電をすぐに聞けることです。内容を確認して「これは急ぎだな」と思ったらその場で折り返しもできるので、固定電話ではできなかったことができるようになっています。つい先日も休みの日に留守電が入っていたので聞いてみたところ、至急折り返しが必要なことが分かり、すぐに連絡を取ることができました。
あとは、パソコンで電話できるのがいいですね。うちは有線LANを使っているので、通信環境がより安定しやすい点と、両手が空くので通話中に何か聞かれてもすぐに検索でき、相手をお待たせすることなくスムーズに対応できるのがすごく助かっています。

―最後に、トビラフォン Cloudをこれから検討される方にメッセージをお願いします。

私たちのような税理士事務所にとっては、日報と業務処理簿の作成に非常に有効なツールでした。これは強くお伝えしたい部分です。
一般企業で使うのであれば、チームで対応しやすいのではないかと思います。複数人で一つのことへ取り組んでいる時に、誰かがやったことや話した内容を共有し可視化できるという点では非常によいと思います。
また、新人スタッフを育てるときに、通話録音を聞いて指導できるんですよね。例えばお客さんから相談されて、「答えは間違ってないけれどもこの言い方だったら誤解されるよね」とか、「こういう受け取り方をされているかも」という些細な言い回しの違いも、トビラフォン Cloudを使えば簡単に気づくことができます。従来なら事務所にいなければそもそも電話のやり取りを聞けないですし、非常に大きなメリットであると感じます。