AMIXは印刷広告等さまざまな制作を行うデザイン事務所である。トビラフォン Cloudを導入したことで、無駄な電話対応を減らし、以前よりも集中して業務に取り組むことができるようになったという。どのように活用しているのかお話を伺った。

お話を伺った方：
代表 富永 春樹 様

―はじめに、AMIX様について教えてください。

富永：私たちはチラシやパンフレットなどの印刷広告を中心に制作しているデザイン事務所です。その他にもロゴや掲示デザイン、最近ではWebや動画も制作しています。
スタッフは私を含めて2名で、外部のデザイナーさんやライターさんと連携しながら業務を進めています。

―トビラフォン Cloud導入以前に抱えていた、社内の電話に関する課題を教えてください。

富永：もともと他社のクラウド電話を使っていましたが、音声品質が良くないと感じることが頻繁にありました。少し電波が遠いような感覚で、電話で打ち合わせをするとお互いにイライラしているのが分かるほどでした。改善のために他のクラウド電話を探したものの、小規模利用に適したサービスがあまりなく、また電話番号が変わった後の対応も大変なので慎重になっていました。そんな中で、使っていたクラウド電話のサービスが終了することになり、必然的に切り替えを検討しなければならなくなりました。

―トビラフォン Cloudをお選びいただいた理由を教えてください。

富永：クラウドPBXについて情報収集する中で、安価なサービスは利用できる機能に限りがあり、一方で機能が充実している高価なサービスは機能過多で使いきれないイメージがありましたが、トビラフォン Cloudは比較的価格がリーズナブルで、かつスモールビジネスの事業者が欲しい機能がしっかり揃っているように思いました。さらに、トビラフォン Cloudを利用し始めた後でも、ユーザーや番号等拡張したいものだけをトッピングのように追加できる点が便利だと感じ、トビラフォン Cloudを選びました。

―重宝している機能、気に入っている機能があれば教えてください。

富永：自動音声ガイダンスの機能は、音声案内として流したい内容をテキストで入力すれば、システム側で音声化できるのでとても良いですね。これだけでも月額料金分の価値があると思います。

自動録音機能と文字起こし機能も、すごく便利です。業務上、お客様との言った・言わない問題が起こりやすいですが、通話開始前に「この通話は録音しています」という案内が流れると、それだけでお互い慎重に話すようになるんですよね。それに、これまでは電話で話した内容を忘れてしまった際、お客様へ再度連絡し確認する必要がありましたが、自動で録音が残ることで自分自身で後から聞き返すことができます。

また、カスタマーハラスメントに対する抑止力としての効果も期待しています。特にフリーランスや個人事業主は立場が弱くなりやすいので、ハラスメントを受けたり恫喝に近いことを言われたりした時の証拠にできるという意味で重宝しています。

―トビラフォン Cloudを導入して以降、どのような変化が起きたと感じますか？

富永：土日や祝日など、就業時間以外の電話を一切気にする必要がなくなりました。トビラフォン Cloudを導入する前は、デザイン制作という業務上、いつも仕事をしていると思われやすく、就業時間外に電話が発生することもありました。特に休日や夜遅くにかかってくると、何かトラブルが起きてしまったのではないかと思って電話に出てしまうんですが、実際にはトラブルでないことがほとんどで…（笑）。一度電話に出てしまうとそのまま話が続き、休みの日でも仕事に追われてしまいますが、トビラフォン Cloudのスケジュール機能や自動音声ガイダンスを使うことで、休みの時間帯に電話を取る必要がなくなりました。

その他にも、会社独自の休日やサーバーのメンテナンス等でクライアントワークが止まってしまう際、独自で音声案内を作って流すことができるのですごく助かっています。電話をかけるお客様からしても、電話にただ出ないのではなく、出れない理由まで分かった方が安心すると思うんです。

―トビラフォン Cloudを導入したことでどれくらい業務改善することができましたか？

富永：自動録音や音声テキスト化のおかげで、通話内容のメモ取りやお客様への再確認が一切不要になったという意味では、1週間のうち数時間は業務を効率化できていると思います。また、通話終了後に急いでメモを残す必要もなくなり、空いた時間にまとめて確認できるようになったので、業務が中断されるストレスが減ったと感じます。

―最後に、トビラフォン Cloudをこれから検討される方にメッセージをお願いします。

富永：ビジネスに必要な機能が低価格で網羅されているところが魅力だと思っています。また、いつでも簡単にアカウント追加や機能拡張ができるので、特に私たちのような小規模な事業者の方にこそ、自社の事業成長とともにサービスの利用規模を広げていけるトビラフォン Cloudをオススメしたいです。